Планирование в деятельности менеджера. Вопрос

Прежде чем выполнять работу, ее нужно тщательно спланировать. Не является исключением и работа менеджера по продажам. От правильного планирования деятельности зависит не только уровень продаж компании, но и и премия самого сотрудника. В этой статье разберемся, как правильно составить план работы менеджера по продажам, а также приведем пример плана продаж для менеджеров.

Планированием деятельности менеджера по продажам обычно занимается человек, который заинтересован в том, чтобы добиться высокого уровня продаж и развития компании (это либо руководитель компании, либо ).

План работы менеджера по продажам можно разделить на месячный план продаж и ежедневный план работы.

План на месяц

Месячный план продаж устанавливается на основе нескольких показателей:

• Уровень продаж в прошлом месяце.
• Возможное увеличение объема продаж за счет дополнительных продаж уже имеющимся клиентам.
• Возможное увеличение объема продаж за счет привлечения новых клиентов.

При составлении месячного плана нужно объективно оценивать рыночную конъюнктуру и не ставить перед менеджерами невыполнимых задач.

План на день

Дневной план менеджера по продажам должен составляться с учетом специфики и режима работы компании и ее . Но принцип его составления универсален и может использоваться повсеместно.

«Жесткие» и «гибкие» задачи

Суть данного принципа состоит в разделении задач на жесткие и гибкие. «Жесткие» задачи – это задачи, требующие безотлагательного решения и привязанные к определенному временному периоду. К ним относятся:

• Утренняя и вечерняя планерки.
• Проведение назначенных встреч и совершение звонков.
• Конференции, переговоры.

«Гибкие» задачи – это те, время исполнения которых строго не регламентировано. Однако и у них есть так называемые дедлайны – крайний срок завершения. Поэтому выполнять их все же стоит заблаговременно, но в свободное от выполнения «жестких» задач время. К данному виду относятся следующие задачи:

• Подготовка отчетности и документации.
• Общение с клиентами по электронной почте.
• Создание и рассылка .
• Обучение и повышение квалификации (если требуется и разрешено в рабочее время).

Первым этапом составления дневного плана работы менеджера по продажам является внесение всех «жестких» задач в соответствующие временные промежутки. Удобнее всего составлять план работы в , так как она позволяет сохранить определенную задачу и не создавать ее заново в дальнейшем.

Внесение «гибких» задач

Перед внесением «гибких» задач в план работы следует ранжировать их по срочности и оптимальности выполнения. В ближайшие промежутки между «жесткими» задачами нужно вносить наиболее важные «гибкие» задачи и только после этого планировать менее важные.

В ближайшие промежутки между «жесткими» задачами нужно вносить наиболее важные «гибкие» задачи и только после этого планировать менее важные.

Выполнение задач в оптимальное для них время позволяет сократить продолжительность их решения. Примером оптимального времени для решения такой задачи является совершение потенциальным клиентам в первой половине дня. Это правило позволит застать контактных лиц на рабочем месте. Не стоит оттягивать звонки на конец рабочего дня, когда необходимо будет решать другие задачи.

После «холодного» обзвона потенциальных клиентов следует переключиться на презентации предлагаемых товаров или услуг заинтересовавшимся лицам.

На конец дня следует оставить работу с бумагами: подготовку договоров и коммерческих предложений, составление планов звонков на следующий день. Это обосновано тем, что в конце дня сотрудники будут стараться поскорее разобраться с рутинной работой. При этом стремление сотрудников поскорее попасть домой никак не повлияет на качество общения с клиентами.

План рабочего дня менеджера по продажам

• 9.00-9.30 – утренняя планерка.
• 9.30-9.45 – подготовка к звонкам.
• 9.45-14.00 – «холодные» звонки потенциальным клиентам.
• 14.00-16.00 – проведение презентаций продукта заинтересовавшимся лицам, встречи с партнерами, конференции, семинары.
• 16.00-16.30 – назначение встреч и презентаций на последующие дни.
• 16.30-17.30 – заполнение CRM, подготовка коммерческих предложений, составление плана звонков на завтра.
• 17.30-18.00 – вечерняя планерка, подведение результатов работы за день.

Подытоживая, следует сказать, что планирование работы позволяет существенно повысить ее продуктивность и избежать простоев. Правильно налаженная система планирования в отделе продаж научит менеджеров распоряжаться своим временем, что принесет выгоду как работодателю, так и самому менеджеру.

Грамотное планирование работы менеджера по продажам – это залог стабильного роста организации.

Планирование призвано обеспечить рациональное использование, вероятно, самого ценного достояния - времени, а именно: либо имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности, либо достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени. Чем лучше мы распределим (спланируем) свое время, тем лучше сможем использовать его в своих личных и профессиональных интересах. Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает подготовку к реализации целей и структурирование (упорядочение) времени.

Планирование повседневной работы, средне и долгосрочных акций и результатов имеет своим результатом экономию времени, достижение успеха и большую уверенность в себе.

Вряд ли необходимо доказывать преимущества планирования в рамках предприятия. С позиций самоменеджмента планирование означает, что менеджер в своей деловой сфере должен стать предпринимателем для самого себя и планировать использование своего времени для достижения своих целей. Так же как любая организация планирует или должна планировать свою производственную деятельность, каждый человек должен думать и работать, заглядывая в будущее, а не отдаваться во власть событий.

Практический опыт свидетельствует о том, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на выполнение задания и в конечном счете к экономии времени в целом. Однако сам процесс планирования не может быть произвольно растянут, когда-то наступает оптимум, и дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) на планирование надо тратить не более 1% времени. Например, для разработки плана дня следует выделить 5-10 минут.

Динамика и частичная непредсказуемость производственной деятельности, как правило, приводят к тому, что абсолютный оптимум никогда не может быть запланирован и достигнут, однако если в результате планирования достигается ежедневный выигрыш порядка 30 минут, то это уже можно считать успехом. Общее правило можно сформулировать так:

Кто регулярно в течение 10 минут подготавливает свой рабочий день, тот сможет ежедневно сэкономить более одного часа, а также вернее и лучше справиться с важными делами.

Ниже приведен перечень преимуществ планирования времени в самоменеджменте.

Достижение цели :

· определение профессиональных и личных целей;

· достижение профессиональных и личных целей кратчайшим путем;

· реалистичное рассмотрение целей с позиций ограниченности во времени.

Выигрыш во времени :

· экономия времени для действительно важных дел и целей, для исполнения управленческих функций, для работы с сотрудниками, для семьи, досуга;

· четкое представление о времени, необходимом для выполнения различных проектов, задач и видов деятельности (что, когда, к какому времени необходимо сделать);

· правильная оценка времени и выявление потребности в нем.

Приоритеты:

· концентрация на действительно важных задачах и обеспечение их решения;

· определение степени важности тех или иных видов деятельности;

· выявление иных видов деятельности и выявление дел, которые могут быть делегированы.

Сроки:

· установление реальных сроков и их соблюдение, учет потребности во времени;

· своевременное распознавание узких мест и принятие соответствующих контрмер.

Резервы времени:

· создание резервов времени для непредвиденных дел, образование «окон» в течение дня.

Эффективность:

· предварительное определение структуры дня и рациональное использование на этой основе рабочего времени;

· более быстрое решение задач за счет объединения их в «блоки» (одновременное решение группы задач);

· избавление от «холостых ходов».

Делегирование (перепоручение) дел :

· хорошая рабочая обстановка в коллективе;

· делегирование заданий сотрудникам;

· рациональное распределение поручений внутри предприятия и за его пределами.

Уменьшение стресса :

· меньше суеты, больше предусмотрительности;

· лучшее планирование перерывов в работе;

· меньше стрессов, поскольку выполняется большее количество дел;

· больше удовлетворения от работы, меньше раздражения, нетерпения.

Каждый из нас знает, как быстро теряются цели, как перемалываются они в жерновах повседневности. Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, нужно ясно представлять себе, насколько ограничен наш бюджет времени. Планирование представляет собой «проект процессов труда» на предстоящий временной период.

Следует планировать не только профессиональные и личные цели, но и текущую связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справляться с принятием, отклонением или откладыванием новых задач и требований. Таким образом, чем лучше человек представляет свой временной бюджет и совокупность своих задач, тем больше он готов перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать их выполнение на более поздние сроки.

Ниже приведены основные правила планирования времени. В своей ежедневной работе не обязательно следовать всем этим правилам. Можно определить для себя наиболее подходящие, важные с вашей точки зрения принципы, которым вы хотели бы следовать в своей практике.

1. Основное правило планирования времени: соотношение 60:20:20

Составлять план следует на определенную часть рабочего времени, как показывает опыт, лучше всего на 60%. События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты («похитители» времени), а также личные интересы и потребности не могут быть запланированы полностью. Соответственно свое время надо распределить между тремя блоками:

60% - запланированная активность,

20% - непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия),

20% - спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество).

В зависимости от вида и рода занятий указанные величины могут отклоняться в ту или иную сторону. Более точно их можно определить, исходя из анализа отдельных видов деятельности и расхода времени, представляющего собой основу всякого планирования времени.

2. Анализ видов деятельности и расхода времени. Перечень «дневных помех»

Необходимо задокументировать и перепроверить то, как и на что израсходовано время. Таким образом можно:

Получить постоянное представление о расходе своего бюджета времени;

Приобрести опыт как основу для будущей потребности во времени;

Определить исходные позиции для совершенствования применяемой методики работы и распределения времени и т д.

3. Сведение задач воедино - план действий

Чтобы составить хороший план расходования времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах, разделив их, например, на долго, средне и краткосрочные задачи. Затем следует установить их приоритетность и действовать в соответствии с ней, даже если менее важные дела, как это зачастую бывает, даются намного легче, чем более важные.

Перечислить все предстоящие в соответствующем плановом периоде задачи.

Невыполненные задания из этого списка можно взять за основу для заполнения «свободных мощностей» при составлении плана на следующий период.

4. Регулярность - системность - последовательность

Следует регулярно и системно работать над своим планом времени, последовательно доводить до конца начатое дело. Работа по системе и соблюдение временных планов важнее педантичного ведения записей.

5. Реалистичное планирование

Нужно стараться не допускать чрезмерного планирования, планировать следует лишь такой объем задач, с которым реально можно справиться.

6. Приспособляемость

При составлении планов времени нужно быть гибким, поскольку они составляются не для облегчения жизни, а для достижения целей.

7. Восполнение потерь времени

Необходимо по возможности стремиться сразу восполнять потери времени, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне.

8. Письменная форма

Составлять временные планы нужно на специально разработанных формулярах или на карточках. В таком случае ничего не будет потеряно, и перед глазами всегда будет полный обзор дел. Многие люди неоправданно не связывают планирование времени с записями в ежедневнике. И, таким образом, бывает, что частичные цели оказываются включенными только в дневное планирование.

Для того чтобы последовательно направлять свои действия к достижению поставленных целей, нужно охватить своим взором весь широкий горизонт планирования. Необходимо научиться записывать в ежедневник даже каждую частную и промежуточную цель. Это единственный метод, позволяющий постепенно, маленькими шажками воплощать свои мечты в действительность. Однако не следует превращаться в этаких «зомби планирования времени».

9. Перенос несделанного

Невыполненные задачи, которые все равно должны быть сделаны, следует переносить в план следующего периода. Тем самым они обнаруживаются и автоматически учитываются при разработке новых планов.

10. Фиксация результатов вместо действий

В планах нужно фиксировать результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие-либо действия. Например, вместо: «позвонить г-ну Х» лучше: «согласовать с г-ном Х новую версию компьютерной программы». Таким образом, деятельность будет изначально направлена непосредственно на достижение поставленной цели, что позволит избежать эскалации внеплановой деятельности, например обсуждения спонтанно возникающих идей.

В процессе работы следует постоянно ставить перед собой следующие вопросы: «В чем цель этого разговора, этой работы и т. п.?» «Чего можно этим достичь?»

11. Установление временных норм

Следует задавать точные временные нормы, предусмотрев в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует. Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Если, например, на проведение совещания отведено время в промежутке между 10 и 12 часами, то оно продлится именно два часа, хотя его цель может быть достигнута намного быстрее. Точная формулировка повестки дня и продолжительность совещания задаст точные рамки и вынудит концентрироваться на самом важном, чтобы достичь желаемого результата.

12. Срок исполнения

Следует устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Таким образом, можно приучить себя к самодисциплине, избежать нерешительности, промедления и откладывания дел.

Надо постараться устранить из своего обихода неопределенные, неточные формулировки типа «как можно скорее». Что, собственно, это означает? Через час? В течение дня? На следующей неделе? Через 2-3 недели? Без фиксации точных сроков при договоренности с другой стороной создается питательная среда для конфликтов и такого рода упреков: «Вы же обещали мне прислать это как можно скорее! Я жду уже третий день!» или «Я еще в среду Вам сказал: "Как можно быстрее!" - А вы приносите мне отчет только сегодня!».

Полезно заключать конкретные соглашения («минидоговоры») относительно срока окончания работ, оговорив к какому сроку задание должно быть выполнено. Тогда при заключении соглашения можно прийти к варианту, который устраивает обе стороны.

13. Установление приоритетов. Избавление от «тирании» спешности

Нужно учиться отличать важнейшее от спешного и избавляться от «тирании» спешных дел. Самое срочное (спешное) дело не всегда бывает самым важным, однако именно спешные и «неотложные» дела занимают часто большую часть нашего драгоценного времени. «Тирания» спешного коренится в забвении приоритетов, в предпочтении неважного важному. Это происходит вследствие недостатков в планировании, когда неважные дела становятся срочными.

Редко бывает, когда самую важную задачу надо решать «сегодня» или даже «на этой неделе». Срочная задача предполагает непосредственный поступок. Кажется, что невозможно противостоять сиюминутной притягательности этих задач, и в результате они поглощают всю нашу энергию. Но в свете более или менее длительной перспективы их кажущееся огромным значение исчезает. Поддавшись искушению выполнить срочные задачи, мы потом с чувством потери вспоминаем о важных задачах, которые были отодвинуты в сторону.

14. Делегирование

С самого начала следует устанавливать в планах, какую работу нужно выполнять лично, а какую можно перепоручить (делегировать).

15. «Похитители» времени и резервы времени

Определенный процент времени нужно оставлять в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности отдельных дел. Вместе с тем необходимо сократить количество и объем «помех» («похитителей» времени).

16. Переработка - перепроверка

Составленный план требует постоянной переработки и перепроверки с точки зрения того, могут ли те или иные начинания быть реализованы полностью.

17. Свободное время

Свободное время, равно как и время, которое уходит на поездки и ожидания, также нужно планировать и использовать с толком (например, для проработки материалов или для концептуальных размышлений). В этом может помочь ежедневник, в котором фиксируется все самое важное.

18. Временные блоки и спокойное время («закрытые часы»)

Нужно резервировать продолжительные непрерывные периоды времени для решения крупных задач (спокойное время, «закрытые часы») и более короткие промежутки - для обработки нескольких мелких дел.

19. Время для планирования и творчества

Следует резервировать определенную часть своего времени для плановой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации. Если это время теряется в повседневных делах, нужно позаботиться о том, чтобы восполнить эти потери на следующей неделе.

20. Рутинная работа

Следует также планировать выполнение рутинных работ, например чтение месячных отчетов, обход предприятия и т. п.

21. Непродуктивная деятельность

Нужно следить за тем, чтобы на непродуктивную деятельность, например, изготовление ксерокопий, несущественные собрания и т.п., уходило как можно меньше времени, ограничиваясь только действительно необходимым. В противном случае не останется времени для более важных дел.

22. Альтернативы

При планировании нужно стараться мыслить альтернативно по принципу: «Всегда есть другой, лучший путь».

23. Разнообразие

Необходимо вносить разнообразие в свою деятельность, чередуя выполнение долго и краткосрочных проектов, самостоятельную работу и работу в команде.

24. Согласование временных планов

Нужно стараться сделать свои рабочие будни насыщенными и претворять свои планы в жизнь, для чего их следует согласовывать с планами других людей (секретаря, руководителя, подчиненных, коллег).

Планирование предполагает поэтапный и системный подход, разложение общей задачи на частные с тем, чтобы распределить различные действия по временным периодам (от плана действия к плану времени). В рамках общего планирования планирование времени ориентируется на соответствующие стратегические долгосрочные цели, которые, в свою очередь, подразделяются на оперативные частичные цели.

Такой подход может быть проиллюстрирован на примере базовых принципов классической американской системы управления временем, идею создания которой приписывают Бенджамину Франклину. Эти принципы предусматривают, что любая большая задача, стоящая перед человеком, дробится на подзадачи, а те, в свою очередь, - на еще более мелкие подзадачи. Визуально это можно изобразить в виде многоступенчатой пирамиды, а применение системы - как процесс возведения этой пирамиды.

Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей, - человек определяет свои жизненные ценности (иными словами, то, чего он хочет от жизни). Для одного это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне, для другого - благополучная семья, любящая жена и счастливые дети, для третьего - слава и высокий социальный статус, для четвертого - власть, для пятого - познание, для шестого - служение во имя человечества... Список можно продолжать до бесконечности, тем более что у каждого человека существует некое множество жизненных ценностей. Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды: если на этом этапе будет допущена ошибка (например, будут выбраны «познание» и «служение людям», хотя на самом деле предпочтительны «известность» и «высокий социальный статус»), то впоследствии человека неизбежно постигнет разочарование. Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причем не надо бояться потратить на это слишком много времени - важно хорошо обдумать список. Необходимо также убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.

Следующий этап - построение второго этажа пирамиды. Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны «известность», «власть» и «высокий социальный статус», то он может решить, что хочет стать президентом. Надо поставить перед собой высокую цель. При этом важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.

Третий этаж пирамиды опирается на второй. Составляется генеральный план: что необходимо сделать, чтобы достичь поставленной цели. Например, для того чтобы стать президентом США, надо сначала стать губернатором штата или мэром одного из крупных городов страны, иметь солидную партийную и финансовую поддержку и незапятнанную репутацию, быть известным публике, блестящим оратором, благополучным женатым человеком, получить высшее образование в престижном учебном заведении и т.п.

Четвертый этаж пирамиды - долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Весьма важно указать, выполнению какого именно пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Еще более важно обозначить конкретный срок - если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину (напишу книгу, пойду учиться в университет...)», он может годами откладывать выполнение намеченного и в результате так и не достигнет цели, но если он назначает себе конкретный срок, то значительно увеличивает свои шансы добиться желаемого. Например, если человек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: «До конца 2012 года закончить с отличием Гарвардский университет по специальности "социология и политология". Это, во-первых, даст мне престижное высшее образование, и, во-вторых, я смогу завести знакомства с нужными мне людьми». Итак, следует составить план на ближайшие 4-5 лет, задавшись вопросом: «Что я могу сделать в эти годы для достижения намеченных в генеральном плане целей?». В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также отметить, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.

Пятый этаж - краткосрочный (от нескольких недель до нескольких месяцев) план. Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?». Таким образом, пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например, если в долгосрочном плане стоит пункт: «Окончить Гарвард», то в краткосрочный план войдут такие пункты, как «Подать документы в университет», «Пройти подготовительные курсы» и т.п. Следует составить план на срок от 2-3 недель до 2-3 месяцев и, как на предыдущем этапе, указать конкретные сроки, но уже с точностью до нескольких дней.

Наконец, шестой этаж пирамиды - план на день. Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана: малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Например, задача «Подать документы в университет» разбивается на такие подзадачи, как: «Выяснить, какие документы и кому надо подать», «Оформить необходимые документы», «Отослать документы» и «Убедиться, что документы получены», решение каждой из которых можно назначить на какой-то определенный день. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а комплектуется из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения каждой задачи.

В рамках системы Франклина планирование времени перестает быть просто составлением перечня текущих дел. Данная система предусматривает постановку долго и краткосрочных целей и детализацию действий для их достижения с учетом временного фактора. При этом конкретные краткосрочные цели обязательно согласуются с долгосрочными. Такая система позволяет человеку в любой момент точно знать, куда он движется и какой конкретной цели ему необходимо достичь.

Все эти планы отнюдь не являются чем-то постоянным - наоборот, их рекомендуется регулярно пересматривать: план на день, скорее всего, автоматически будет изменен несколько раз в течение дня. Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели. Долгосрочные планы должны проверяться (а при необходимости корректироваться) не реже одного раза в 4-6 месяцев. Генеральный план следует пересматривать раз в год. Тогда же стоит критически взглянуть и на поставленную высокую цель: привлекает ли она по-прежнему, не нужно ли внести какие-то коррективы и даже попытаться переосмыслить зафиксированные жизненные ценности.

Установление периодов времени, которые требуются для достижения личных и профессиональных целей, дает чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел.

В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:

Долгосрочные цели = 3-5 лет (или более) - планы на несколько лет;

Среднесрочные цели = 1-3 года - годовые планы;

Текущие цели = 1 неделя - 3 месяца - месячные, недельные планы.

На приведенной ниже схеме (рис. 7) планирование времени представлено как закрытая система, в которой отчетливо видны взаимосвязи между отдельными видами планов: долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне и краткосрочных, а также в планах текущего периода. Последние, в конце концов, воплощаются в планах дня. По истечении соответствующего планового периода посредством сравнения «план-факт» определяются результаты периода, которые могут учитываться для корректировки планов на последующий период.

Рис. 7. Система планирования времени

План на несколько лет вперед

План жизни или жизненные цели служит исходным пунктом процесса планирования. На основе плана жизни выводятся долгосрочные цели на ближайшие годы и составляется план на несколько лет вперед.

Годовой план

Из плана на несколько лет вперед выводится годовой план. В него из соответствующего «годового столбца» переносятся все намеченные задачи и цели. При этом нужно следить за тем, чтобы не взяться за задачи, которые относятся к более поздним целям. В конце уходящего года (самое позднее - в начале следующего) надо установить наиболее существенные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев. При этом в большинстве случаев бывает достаточно разбивки на кварталы. Во всяком случае можно распланировать только рабочие дни, поскольку большая часть рабочего времени уходит на рутинную работу, совещания, командировки и т. п.

Квартальный план

Квартальный план служит инструментом контроля за выполнением годового плана. В течение года через равные промежутки времени следует обдумывать события истекшего периода и при необходимости вносить изменения или переносить сроки (промежуточный контроль). В конце каждого квартала можно установить ориентиры на ближайшие три месяца и определить, какие задачи в следующем квартале надо вычеркнуть, какие перенести, а какие добавить.

Месячный план

Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана. Поскольку с приближением временного горизонта повышается точность планирования, в месячном плане задачи учитываются уже с большей детализацией (расход времени ведется в часах).

Предпосылка составления реальных месячных и недельных планов состоит в том, что определяется еще и так называемое свободно планируемое время. В своем временном плане обязательно нужно предусмотреть также резервы времени («буферы») для решения дополнительных задач с тем, чтобы можно было соблюсти плановые сроки без стресса и цейтнота.

Недельный план

Недельный план предполагает еще более детальный, более точный прогноз предстоящего периода. Исходя из месячного плана, составляется распорядок всех дел и задач на неделю в соответствии с их объемом и необходимым для их исполнения временем. При планировании работы на неделю надо обязательно учитывать следующее:

Центральная задача (то, на чем следует сконцентрироваться в первую очередь);

Самая существенная задача, требующая наибольших затрат времени;

Обязательные задачи (дела, которые необходимо завершить, подготовить к завершению или начать на этой неделе);

Выполнение рутинной работы (письменная работа, телефонные разговоры, совещания и т. п.);

Возможные задачи (нерешенные вопросы, к которым следовало бы приступить);

Все, что было бы еще целесообразно, желательно или уместно сделать;

События, наступление которых может быть предусмотрено.

Дневной план

Одним из важнейших инструментов для эффективной работы является план дня, который строится на базе недельного плана. В нем устанавливается, какие задачи и дела должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня, причем к предусмотренным ранее, запланированным, прибавляются непредусмотренные. Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей.

Реалистичный план дня содержит, в принципе, только то, что следует и возможно сделать в этот день. Чем больше поставленных целей кажутся достижимыми, тем больше сил можно мобилизовать и сконцентрировать на их реализацию. Составляя план до начала работы, т.е. вечером уходящего дня, можно с большей уверенностью и раскрепощенностью отправиться домой и с большей концентрацией сил следующим утром начать новый день, так как уже по пути домой и по пути на работу утром подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения. Поскольку основные задачи сформулированы и намечены подходы к их решению, новый насыщенный рабочий день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.

Начинать регулярную и систематическую работу по планированию следует именно с планирования рабочего дня. День является мельчайшей, но обозримой единицей любого систематического целевого и временного планирования. Преимущество заключается в том, что можно хоть каждый день начинать заново в том случае, если прошлая попытка оказалась неудачной. И мало-помалу приобретаются необходимые навыки для недельного, месячного, годового или даже жизненного планирования.

Планирование, как уже отмечалось, означает подготовку к реализации целей. В этой связи говорят также о целевых планах. Окружающий мир можно воспринимать совсем по-иному, если известно чего нужно достичь, т. е. если имеется конкретный план расхода времени.

Для чего нужны планы дня? Они содержат все действия, которые нужно выполнить за один день, а также дают возможность выполнять их в течение того времени, которое имеется в распоряжении. Они дают возможность быстрого обзора и указывают на то, что еще не сделано, позволяя сконцентрироваться на самом существенном. Тем самым преодолевается опасность распыления сил.

Принципиально важно составлять план дня в письменном виде, так как планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются. Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти. Зафиксированный письменно план имеет также психологический эффект самомотивации к работе, деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование составленной программе. В результате меньше отвлечений и больше побуждений заниматься только намеченными задачами.

Благодаря контролю результатов дня «не теряются» невыполненные дела, реализация которых может быть перенесена на следующий день. За счет письменной регистрации повышается эффект от планирования, поскольку лучше оценивается потребность во времени и помехи, а также появляется возможность более реалистично планировать резервное время.

Последовательное планирование дня обусловливает совершенствование личной методики работы, поскольку когда существует ясность относительно того, что надо сделать в течение дня, то автоматически включаются механизмы рационализации труда и противодействия помехам внутреннего или внешнего порядка.

АЛПЕН-метод представляет собой полезный инструмент для планирования рабочего дня. Следуя пяти этапам метода, можно приобрести навык, который пригодится затем при планировании времени и целей. Метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 8 минут для составления ежедневного плана, чтобы существенно выиграть время для важных дел.

Непременным условием является определение места и времени для ежедневного планирования, например, пусть это будет завершающее дело в распорядке рабочего дня. Метод включает в себя письменную фиксацию заданий; оценку продолжительности действий; определение резервного времени; немедленное принятие решений о приоритетах, делегировании какого-либо задания или отказе от него; последующий контроль и перенос невыполненной или вычеркивание выполненной работы. Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мемотехнике: каждая из букв, составляющих название метода, соответствует одной задаче.

Первый этап. Анонсируем и записываем задания

В конце рабочего дня записывайте в ежедневнике под соответствующими рубриками все, что нужно сделать в течение следующего дня. Тем самым завершается уходящий день и происходит мысленная настройка на предстоящий. Только когда дневное планирование завершено, можно со спокойным сердцем посвятить себя заслуженному отдыху.

К плану относятся: дела из общего списка задач на неделю или месяц, неулаженные дела со вчерашнего дня, новые задания, встречи, на которых необходимо присутствовать, телефонные разговоры и корреспонденция, а также периодически повторяющиеся задания. При этом старайтесь употреблять сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам ежедневника, например:

В - визиты, совещания;

А - делегирование дел;

К - контроль;

П - в процессе, в деле;

ПК - поездки, командировки;

ПР - письменная работа, деловые письма, диктовка;

С - секретарь;

Т - телефонные разговоры;

Ч - процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т.п.).

Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:

В - г-н Мельников (компьютерная программа),

В - г-н Шутов (экспертиза),

П - проект изучения рынка,

ПР - г-н Галкин (письмо),

Ч - специальный журнал,

Т - Владимир (тренажерный зал).

Немного тренировки, и можно научиться составлять список заданий так чтобы:

В первом приближении уже распределять их по приоритетности;

Подразделять их на затяжные и «краткие», непродолжительные;

Перепроверять задания, связанные с личными контактами на предмет возможности выполнения их более рационально.

П - проект изучения рынка,

В - г-н Шутов (экспертиза),

ПК - посещение выставки новых строительных материалов,

Ч - специальный журнал,

Т - г-н Шмидт (статистика сбыта),

ПР - г-н Галкин (письмо),

Т - г-н Мельников (компьютерная программа),

Т - г-жа Милявская (набор персонала),

Т - Владимир (тренажерный зал),

Т и ПР - непродолжительные работы,

Т - телефонный блок.

Второй этап. Лимитируем и определяем продолжительность деятельности

Определите для каждого задания реальное время его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.

Untitled Document

Несмотря на то, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить достаточно точно, после накопления известного опыта его можно положить в основу планирования своего времени.

Надо иметь также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в вашем распоряжении. Поэтому, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, вы вынуждаете себя укладываться именно в это время. И если под конкретную задачу отведено определенное время, то приходится работать значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляться от помех. Планируя свои действия, надо быть реалистичным.

Третий этап. Помним, что надо оставлять резервное время

Следует включать в свой план только 60% своего рабочего времени, а не весь день. При составлении плана дня следует придерживаться основного правила планирования времени - 60:20:20, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени. 20% надо оставить для таких неожиданных случаев, как помехи и похитители времени, остальные 20% для спонтанной социальной активности (незапланированные телефонные разговоры, беседы, празднование дней рождений и т.д.). Если продолжительность рабочего дня 8 часов, то запланированное время должно составить примерно 5 часов.

Если запланировано более 60% времени, то следует неумолимо довести составленный список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочной работы.

Четвертый этап. Естественно (единолично) устанавливаем приоритеты, принимаем решения по сокращению плана и возможности передачи задания другому лицу

В первую очередь, необходимо реалистично оценить свой план, расставляя приоритеты; беспощадно сокращать его и все, что невозможно сделать самому, передать другим, рассматривая каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации. При этом надо набраться мужества для свершения совершенно необходимых дел и избавиться от хаоса, оставаясь при этом на почве реальности. В окончательном варианте план дня в нашем примере выглядит следующим образом:

Untitled Document

Можно еще больше облегчить составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов использовать графические символы, например:

"?"- Срочно

"!" - Важно

"?" - Выяснить

"*" - Задача выполнена

"**" - Задача выполнена особенно хорошо

"°" - Перенос на более поздний срок

"х" - Невыполнимое или само собой разрешившееся дело

Пятый этап. Необходим последующий контроль

Ежедневный контроль выполнения плана и перенос того, что не удалось сделать сегодня, на следующий день - лучший метод наконец-то взяться за то, что было отсрочено, или вычеркнуть какое-либо задание, поскольку необходимость в его выполнении отпала. В конце рабочего дня следует проверить результаты.

20 преимуществ АЛПЕН-метода

Лучший настрой на предстоящий рабочий день.

Планирование следующего дня.

Четкое представление о задачах дня.

Упорядочение течения дня.

Преодоление забывчивости.

Концентрация на наиболее существенном.

Уменьшение объема «бумажной» работы.

Достижение целей дня.

Выделение более важных и менее важных дел.

Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.

Рационализация посредством группировки задач.

Сокращение помех и нежелательных перерывов.

Самодисциплина при выполнении задач.

Уменьшение стрессов и нервного напряжения.

Спокойное восприятие непредусмотренных событий.

Улучшение самоконтроля.

Ощущение успеха в конце рабочего дня.

Повышение удовлетворенности и мотивации.

Рост личных результатов.

Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда можно ежедневно экономить от 10 до 20% времени. Это потребует некоторой самодисциплины, но преимущества ежедневного планирования времени неоспоримы.

В качестве инструментов планирования и управления своим временем в повседневной практике применяют самые разнообразные средства самоменеджмента. Даже обычные таблицы - хороший инструмент для равномерного распределения нагрузки. Для среднесрочного планирования используют таблицу с разбивкой на 12 месяцев. Такие таблицы, которые используются для равномерного распределения нагрузки на недельные или месячные отрезки могут помочь обнаружить проблемные зоны и представить общую картину.

В зависимости от природы работы можно использовать и другие инструменты планирования и напоминания: базы данных, экселевские файлы, адресованные себе электронные сообщения, будильник или часы, напоминающие об опасном дедлайне. Обратите внимание на то, что даже лучшие инструменты могут стать похитителями времени, если их неправильно использовать. Например, ежедневное обновление списка задач может быть полезным, но ежедневное ведение нескольких списков легко сводит человека с ума. Более разумный подход - ведение и регулярное обновление вечного списка. Картотека или почтовая программа - вот способы ведения подобного списка.

Планирование времени, безразлично с помощью компьютера или в ежедневнике, - это нечто большее, чем просто календарь сроков. Оно является своего рода руководством. Планирование времени включает сроки, список активных действий, приоритеты, распорядок дней, обзоры недели и/или месяца, обзоры года и прочую важную информацию.

Планирование времени должно быть осознанным, методичным и системным. Обычные календари-памятки, имеющие вид карманной записной книжки или большого, возможно настольного, календаря, используемые только для пометки сроков, являются могильщиками успешного планирования времени. Польза от подобных календарей для заметок заключается в том, что они помогают ориентироваться в сроках и датах так же, как расписание поездов - во времени отправления и прибытия на станции. То, что действительно должно быть завершено, зачастую не записывается, хотя за каждой акцией кроются цели, которых мы хотим или должны достичь. Если теперь приглядеться к обычным календарям-памяткам с точки зрения техники планирования времени, то можно обнаружить следующие изъяны.

10 недостатков календаря-памятки

1. Фиксируются только сроки, но не цели тех или иных действий. То, что действительно важно, не фигурирует в плане дня.

2. Не указываются продолжительность акций и резервное время для затянувшихся дел.

3. Устанавливается произвольная, зависящая от внешних факторов очередность дел.

4. День в целом не рассматривается, не планируется.

5. Дела не объединяются в блоки, не определяется резервное время на непредвиденную деятельность.

6. Намечаются совещания без точного определения темы.

7. Не устанавливаются приоритеты.

8. Дела четко не определяются.

9. Не планируется время для решения рутинных и затяжных задач.

10. Не используются формуляры и другие вспомогательные средства планирования и принятия решений.

Для того чтобы всего этого избежать, нужно использовать дневник времени - важнейшее рабочее средство самоменеджмента.

Что такое дневник времени? Он представляет собой личную рабочую картотеку, которая состоит из объединенных вместе отдельных листов и которая благодаря рациональной компоновке нужной информации удобна своей наглядностью (обозримостью). Ему присуща многофункциональность: он одновременно является настольным календарем, личным дневником, записной книжкой, инструментом планирования, адресной книгой, справочником, накопителем идей и инструментом контроля. Дневник времени - постоянный спутник менеджера, его, так сказать, письменная память, которая всегда и всюду будет под рукой.

Кроме этого, дневник времени представляет собой практическую составную часть последовательной системы планирования времени, а именно рабочий накопитель всех планов дня, формуляров и листков, используемых в повседневной практике. Он является важнейшим вспомогательным средством планирования времени, способствует успешному планированию личных целей, лучшему использованию драгоценного времени. С помощью дневника времени можно получить полное представление не только обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех планах, диспозициях, более или менее крупных проектах, гибко реагировать на всякое изменение ситуации и в любое время актуализировать свои планы.

Структура дневника времени

Календарная часть

В эту часть можно поместить различные формуляры для месячных, недельных и дневных планов с промежуточными регистрами. Особое значение придается плану дня, при этом основным принципом является: один лист на один день. В календарной части должны находиться листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целеустановок на отдельные недели и дни.

Отдельные дневные листки можно после использования сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени иметь архив времени и жизненных успехов - надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущего. Новые «входящие» дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из недельных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск, дни платежей и т. д., таким образом можно интегрировать все личные дела и при условии регулярного заполнения и контроля ничего не будет утеряно.

Раздел служебных и частных дат

Здесь на соответствующих листках и формулярах следует записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию, например: порядок подготовки проектов, сроки проведения ярмарок и семинаров, организационные мини-планы, важнейшие понятийные сокращения, зарплату и доход, список дней рождений, почтовые тарифы, списки книг, расписание самолетов, адреса отелей, дорожные расходы, таблицы калорийности различных продуктов, календарь футбольных матчей, сроки проведения всевозможных мероприятий, листки-памятки, универсальные листки для планирования, карточки для записей идей и т. д.

Раздел адресов и телефонов

В раздел входят важнейшие телефонные номера и адреса, которые бывают наиболее часто необходимы.

Общая часть

Различные отделения, как в бумажнике, позволяют разместить почтовые марки, фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный пропуск и денежные купюры.

Дневник времени повышает качество работы и приносит успех. Достигаемая рационализация при 8-часовом рабочем дне экономит ежедневно целый час. Дневник времени - важнейшее вспомогательное средство самоменеджмента.

Американцы используют специальные дневники, позволяющие облегчить использование упоминавшейся выше системы Франклина. Первые страницы дневника отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж). В начале дневника несколько соответствующим образом размеченных страниц выделены под список целей на год (фактически, долгосрочный план -

4-й этаж). В начале каждого месяца и каждой недели одна страница выделена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план - 5-й этаж). Наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж), причем в таблице предусмотрены столбцы для обозначения приоритета задач. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и обязательно проверять в конце дня. Завершенные дела рекомендуют отмечать значком «*». Отмененные по той или иной причине - буквой «х» (желательно также вписать причину, по которой задача была отменена). Отложенные дела записываются в план другого дня (чаще всего следующего), а в соответствующей графе страницы текущего дня ставится значок «°» и вписывается дата, в план дня которой внесена эта задача.

ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА МЕНЕДЖЕРА

ТЕМА 8.

1. Организация личного труда менеджера.

2. Компетенция и полномочия менеджера. Делегирование полномочий.

3. Организация проведения деловых совещаний и методы ведения переговоров.

У каждого руководителя имеется ограниченная продолжительность рабочего времени, определена ему трудовым законодательством – 8-ми часовой рабочий день. Руководитель должен так организовать свой личный труд, чтобы максимально эффективно использовать рабочее время. Неумение ценить время, рационально им распорядиться приводит к тому, что в конечном итоге – спешка, штурмовщина, некачественное выполнение работ.

Практика изучения бюджета времени менеджера за рубежом показала, что из каждой сотни менеджеров:

· только 8% не нуждаются в дополнительном времени;

· 40% необходимо 25% дополнительного времени;

· остальные требуют 50% дополнительного времени для решения управленческих задач.

Для наших менеджеров не иметь времени и работать как можно дольше стало своего рода символом статуса (служебного положения).

Но умеет ли руководитель рационально распоряжаться тем временем, которое у него есть для решения управленческих задач?

Для эффективного выполнения своих обязанностей руководитель (менеджер) должен уметь рационально использовать свой труд. Организация труда руководителя тесно связана с организацией всех процессов управления в подчинённом ему коллективе и существенно влияет на успех управления в целом.

Организация личного труда – это не личное дело руководителя. Неупорядоченность рабочего дня, вечная занятость руководителя, неумение организовать свой труд создают в коллективе обстановку неопределённости, психологической нервозности.

В организации личного труда руководителя выделяются два направления:

1. Планирование личной работы руководителя.

2. Рациональное распределение времени для выполнения конкретных задач и определение приоритетов.

Планирование личной работы руководителя – это составление плана работы на год, квартал, месяц, неделю и на каждый день. Планировать работу необходимо начинать с долгосрочного плана (год, квартал, месяц). Для этого составляется перечень наиболее важных работ года, квартала, месяца, которые постоянно повторяются, а затем устанавливаются сроки их начала и окончания. Это могут быть такие работы, как годовой отчёт, балансовые комиссии по кварталам, месяцам, участие в совещаниях за пределами предприятия и др.

Оперативное планирование работы осуществляется, как правило, не более, чем на текущую неделю, на основе которого составляется план на каждый день – распорядок дня.

Распорядок дня руководителя дисциплинирует не только его самого, но и подчинённых.

Для выполнения повторяющихся работ выделяют определённое время дня или определённый день недели. Например, в определённые дни планируется приём посетителей, совещания, а в определённые часы – работа с документами, обход подразделений и т.д.

В планировании использования рабочего времени должны быть соблюдены следующие пропорции:

· запланированные работы – 60%;

· резерв времени на непредвиденные работы – 20%;

· резерв времени на творческую деятельность – 20%.

При планировании и распределении рабочего времени руководителю рекомендуется учитывать закономерности, которые определены итальянским экономистом Вильфредом Парето (1848-1923 гг.) в так называемом принципе Парето (соотношение 80:20).

Принцип Парето в общем виде гласит, что внутри данной группы отдельные малые части имеют большую значимость, чем их удельный вес в данной группе. Как свидетельствует коммерческая практика, это соотношение оправдывается в большинстве случаев.

К примеру:

· 20% клиентов дают 80% оборота;

· 20% вкладчиков банка владеют 80% общей суммы вкладов;

· 20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового продукта;

· 80% конфликтов у руководителя будет с 20% подчинённых.

Перенесение этой закономерности на рабочую ситуацию руководителя означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Поэтому руководителю в повседневной работе необходимо планировать в начале рабочего дня решение важных проблем, а затем второстепенных. Некоторые руководители, интуитивно сознавая важность выполнения сразу сложных задач, в своём режиме работы планируют для этого время с 8 00 до 10 00 , при этом не планируя выполнения других вопросов.

Рациональное распределение времени для выполнения конкретных работи определение приоритетов имеет большое значение в организации труда руководителя.

Перегрузка руководителя является следствием пересечения многочисленных задач, которые ему необходимо решать одновременно. Поэтому очень важно в работе руководителя проанализировать все управленческие задачи, которые необходимо решить, определить важные вопросы и второстепенные, правильно выбрать приоритеты.

Профессионализм руководителя в решающей мере определяется умением устанавливать приоритеты при решении управленческих задач.

Определение приоритетных задач является сложным процессом, поэтому в теории менеджмента имеются рекомендации, которые облегчают выбор приоритетных дел. Это использование метода АБВ-анализа и принципа Эйзенхауэра.

Метод выбора приоритетов с помощью АБВ-анализа основан на таких закономерностях, которые подтверждены опытом:

3. Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют 65% общего числа задач, а их значимость 15%.

Важные задачи (Б) могут выполняться руководителем или их можно поручить выполнять другим исполнителям – заместителям, специалистам.

Задачи В – менее значимые, хотя их количество большое (65%). Решение этих задач можно безболезненно поручить выполнять подчинённым, чтобы у руководителя была возможность сосредоточиться на выполнении важных дел.

Время на выполнение задач:

65% на задачи А – 3 часа.

20% на задачи Б – 1 час.

15% на задачи В – 45 мин.

4 часа 45 минут – (60 %)

В ситуациях, когда надо быстро принять решение какой задаче отдать предпочтение, рекомендуется пользоваться простым вспомогательным средством, предложенным американским генералом Д. Эйзенхауэром.

Согласно этому принципу, приоритеты устанавливают по таким критериям, как срочность и важность. По этому признаку различаются четыре возможности их выполнения:

1. Задачи А – срочные и важные дела.

2. Задачи Б – менее срочные, но важные дела.

3. Задачи В – срочные, но менее важные.

4. Менее срочные, менее важные дела.

Простота и полезность этого принципа заключается в следующем:

· задачи А выполняются сразу, без промедления;

· задачи Б выполняются в предварительно установленные сроки;

· задачи В выполняются теми, кому руководитель их поручает;

· остальные (менее важные и менее срочные) можно выбросить в корзину для бумаг.

Необходимо отметить, что применение этого принципа требует от руководителя высокого профессионализма, деловой интуиции в определении важных задач (А) и личное мужество при «сбросе» каких-то задач в бумажную корзину.

Рекомендации, которые изложены выше, могут показаться сложными, для некоторых – трудновыполнимыми, но, как свидетельствует опыт работы менеджеров крупных зарубежных фирм, после нескольких лет упорной тренировки это становиться привычкой.

Планирование – это способ, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех сотрудников организации к достижению ее общих целей. Планирование в организации является процессом непрерывным. План – это документ, охватывающий весь комплекс производственной, хозяйственной и финансовой деятельности за установленный период, после завершения которого начинает действовать план следующего периода. Планы составляются на разные периоды времени. Краткосрочные планы перекрываются долгосрочными. Непрерывность планирования обусловлена, во-первых, непрерывностью производственных процессов и, во-вторых, постоянной неопределенностью будущего, которая вызвана непредсказуемыми изменениями во внешней среде. Кроме того, в планах могут быть ошибочные решения, и их необходимо корректировать. Планы организации различают по назначению, содержанию и периодам действия.

По назначению выделяются планы: определяющие стратегию развития организации4 обосновывающие новое производство, новую продукцию, новый проект; разрабатывающие тактику деятельности организации на конкретный период.

По периодам действия планы могут быть: долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные.

На предприятиях РФ действует система планов, которая включает: стратегический план; прогнозные планы (программы), текущий план; оперативный план-график; бизнес-план.

По своей сути функция планирования призвана ответить на следующие основные вопросы: 1) де мы находимся в настоящее время? Менеджеры должны оценить сильные и слабые стороны организации в основных ее областях, чтобы определить, чего может реально добиться организация. 2) Куда мы хотим двигаться? Менеджеры должны, оценивая возможности и угрозы в окружающей организацию среде, определить, какими должны быть цели организации и что может помешать достижению этих целей. 3) Как мы собираемся это сделать? Менеджеры решают, что должны делать члены организации для достижения поставленных целей.

Решение – важнейший компонент на данном этапе. Ввиду того, что решения многообразны, возникает необходимость их классификации по следующим критериям: длительность действия: долгосрочные, краткосрочные, разовые; степень обязательности: носят категорический характер; характер рекомендаций; содержание: экономические, социальные, организационные, научные; степень структурированности: запрограммированные, незапрограммированные; лицо, принимающее решение: индивидуальные, групповые; направление решения: внутрь организации, за ее пределы; уровень принятия решения: организация в целом, структурные подразделения, функциональные службы, отдельные работники; глубина воздействия: одноуровневые, многоуровневые

ВАРИАНТЫ ЗАДАНИЙ И МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ДОМАШНЕЙ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

Задание для всех вариантов:

ВОПРОС. Дать характеристику организационной структуры своего предприятия

1. Дать краткую характеристику своего предприятия (вид деятельности, масштаб, основные цели и задачи).

2. Представить организационную структуру своего предприятия:

2.1. Дать определение организационной структуры своего предприятия (линейная, матричная, функциональная и т.д.).

2.2. Обосновать вид организационной структуры (какие факторы повлияли на именно такое распределение обязанности в данной организации).

2.3. Представить организационную структуру в виде схемы.

2.4. Обозначить достоинства и недостатки данной организационной структуры.

3. Сделать выводы об эффективности имеющейся организационной структуры и сформулировать рекомендации по ее усовершенствовании

вопрос. Организация личной работы менеджера.

Для ответа на данный вопрос необходимо:

2.1. Определение желаемых целей и дифференциация их по следующим временным критериям:

«Дифференциация» (от лат. разница) – форма организации учебной деятельности, учитывающая склонности, интересы, способности учащихся.

Определение желаемых целей и дифференциация их по следующим временным критериям:

• долгосрочных жизненных целей (личных и профессиональных);

• среднесрочных целей (на ближайшие 5 лет);

• краткосрочных целей (на ближайшие 12 месяцев).

Проведение анализ «цель-средство», в ходе которого необходимые для достижения целей ресурсы (личные, финансовые, временные) сравниваются с реальной ситуацией. Для этого нужно обратиться к составленной «инвентарной описи» целей и выбрать 3–4 важнейшие цели, определить необходимые для их достижения средства и проверить, чего ещё нужно достичь или к чему приступить, чтобы достичь целей.

· - обеспечить гибкость планов;

· - фиксировать в планах не только действия, но и ожидаемые результат;

· - установить точные сроки и временные нормы для выполнения дел;

· - отличить важное от срочного и избегать тирании срочных дел;

· - постоянно пересматривать и корректировать планы с точки зрения полной и своевременной реализации дел;

· - планировать использование личного времени;

· - резервировать большие непрерывные периоды времени на решение крупных задач и короткие – для мелких вопросов;

· - следить, чтобы на непродуктивную деятельность уходило как можно меньше времени;

· - стараться планировать альтернативно и искать лучший вариант;

· - согласовывать свои планы с коллегами.

· Планы составляются на год, полгода, месяц, последний план составляется дневной план, который ставится на основе недельного плана. В нём устанавливается, какие дела должны быть выполнены в течение дня, причем к ранее запланированным прибавляются непродуманные.

При этом, по существу, выделяются профессиональные ориентиры, усиливающие трудовую мотивацию и направляющие профессиональные устремления.

· определить свои достоинства;

· определить свои недостатки.

· указать внешние благоприятные, способствующие карьере факторы;

· указать внешние неблагоприятные факторы и угрозы;

2.3. Планирование личного времени менеджера. Существуют следующие правила планирования:

Охватить планом лишь 60% рабочего дня, оставляя 20% на решение непредвиденных проблем и 20% – на творческую деятельность, в том числе на повышение квалификации;

Тщательно документировать расход времени, чтобы иметь о нём чёткое представление;

Всегда доводить до конца начатое дело;

Планировать только такой объём задач, с которым можно реально справиться; - обеспечить гибкость планов;

Фиксировать в планах не только действия, но и ожидаемые результат;

Установить точные сроки и временные нормы для выполнения дел;

Отличить важное от срочного и избегать тирании срочных дел;

Постоянно пересматривать и корректировать планы с точки зрения полной и своевременной реализации дел;

Планировать использование личного времени;

Резервировать большие непрерывные периоды времени на решение крупных задач и короткие – для мелких вопросов;

Следить, чтобы на непродуктивную деятельность уходило как можно меньше времени;

Стараться планировать альтернативно и искать лучший вариант;

Согласовывать свои планы с коллегами.

Планы составляются на год, полгода, месяц, последний план составляется дневной план, который ставится на основе недельного плана. В нём устанавливается, какие дела должны быть выполнены в течение дня, причем к ранее запланированным прибавляются непродуманные.

1. Дать определение понятию «самоменеджмент».

2. Рассмотреть процесс планирования личной работы менеджера на примере конкретной должности в организационной структуре своего предприятия:

2.1. определение целей и дифференциация их по временным критериям.

2.2. Определение личных ресурсов для достижения целей.

2.3. Планирование личного времени менеджера.

2.4. Самоконтроль.

3. Сделать выводы об эффективности самоменеджмента в организации.

Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.

Многие менеджеры слишком ориентированы на процесс деятельности, а не на его результаты. При таком подходе они предпочитают:

Правильно делать дела вместо того, чтобы делать правильные дела;

Решать проблемы вместо того, чтобы создать творческие альтернативы;

Выполнить долг вместо того, чтобы добиваться результатов;

Уменьшать затраты вместо того, чтобы повышать прибыль.

Каждому человеку вообще и в особенности тому, кто готовит себя к работе организатора-менеджера или уже является таковым, в первую очередь, необходимо уметь превратить ситуацию, для которой типична неупорядоченность действий, обусловленная внешними обстоятельствами, в ситуацию направленных и выполнимых задач. Даже тогда, когда на вас со всех сторон сваливаются разные задания и работа прямо-таки захлестывает, можно благодаря последовательному планированию времени и использованию методов научной организации труда лучше осуществлять свою деятельность, каждый день выделяя резерв времени (в том числе и для досуга) для действительно руководящих функций.

В связи с этим следует заметить, что все дела, выполняемые менеджером, могут различаться по следующим признакам:

· по значимости;

· по продолжительности выполнения;

· по количеству участвующих в их выполнении;

· по затратам нервно-эмоциональной энергии;

· по характеру и т. д.

Важнейшим для менеджера признаком является важность или значимость для него предстоящих дел, которая значительно варьирует от одного дела к другому.

Самоменеджмент - это саморазвитие менеджера как личности и организация его личной деятельности. Самоменеджмент подразумевает целенаправленное и последовательное использование проверенных методов работы в повседневной практике. Он особенно эффективен в специфических условиях преобладания самоорганизации. Ежедневный процесс решения разного рода задач можно представить как круг самоменеджмента. В нем обозначено пять функций: постановка целей, планирование, определение приоритетов, составление распорядка дня, а также самоконтроль и корректировка целей.

Цель само-менеджмента – использовать свои возможности по максимуму, сознательно управлять ходом своей жизни и преодолевать обстоятельства извне в личной жизни и на работе.

Рассмотреть процесс планирования личной работы менеджера на примере конкретной должности в организационной структуре своего

План менеджера по продажам на день

План менеджера по продажам на день составляется исходя из опыта и способностей каждого сотрудника. Такой план похож на расписание и состоит из следующих пунктов:

1. Работа с уже наработанной базой клиентов;

2. Поиск и выявление новых потенциальных клиентов;

3. Привлечение новых клиентов (разговоры по телефону и встречи с новыми клиентами);

4. Наблюдение за работой конкурентов;

5. Анализ проделанной работы (как собственной, так и отдела в целом)

План менеджера по продажам на месяц

План работы менеджера по продажам на месяц обычно составляется из предыдущего результата. То есть учитываются продажи за прошлый месяц и добавляется примерный рост продаж в будущем месяце.

Такой план составляется тщательно и объективно, так как месяц на месяц не приходится – один может быть достаточно блестящим, а другой даже слишком скромным. Поэтому берут средние значения и выясняют:

· Объем продуктов, который можно реализовать уже наработанным клиентам;

· На какое количество именно можно увеличить объем продаж своим имеющимся клиентам;

· Сколько возможно найти и привлечь новых клиентов и сколько им продукта можно будет продать.

Каждый план продаж для менеджеров помогает грамотно организовать работу сотрудника, правильно и максимально рационально использовать каждую минуту его рабочего времени, добиваться поставленных задач и целей, выполнять их и даже значительно улучшать прежние результаты и, разумеется, увеличивать рост продаж.

4 вариант

· Видом деятельности организации является продажа и поставка текстильной продукции.

Организация является дилером Белорусского текстильного завода. Продажа осуществляется по всей России.

Основные цели, доставка качественной текстильной продукции по выгодной цене.

· Наша организация имеет линейную структуру. Данная структура характеризуется тем, что во главе каждого подразделения стоит руководитель, который контролирует все функции осуществляемые подчиненными ему работниками.

Его решения передаются по цепочке сверху в низ.

· Это простая структура для осуществления управления малым предприятием.

Генеральный директор