Журналы ордера по счетам. Оформляем журнал хозяйственных операций
Каждое предприятие имеет возможность самостоятельно выбрать систему и форму ведения налогового и бухгалтерского учета. Превалирующими принципами формирования бухгалтерских данных являются: достоверность, прозрачность, доступность восприятия, возможность получения отчета о любом активе или виде расчетов, исключение утечки данных и их искажения.
Применяемые формы и системы учета
Совокупность документов, регистров, отчетов бухгалтерского учета, последовательность и порядок их заполнения, внешний вид являются определяющими для формы учета. Принято выделять несколько их видов:
- Мемориально-ордерная система учета.
- Журнально-ордерная система учета.
- Упрощенная система.
Наиболее широко распространенной системой ведения на предприятии бухгалтерского учета принято считать журнально-ордерную форму. В современных условиях автоматизации процессов создано множество вариантов программного обеспечения, которые ориентированы на получение максимального результата. При использовании бухгалтерских программ четкие границы между формами и системами учета отсутствуют, так как формирование отчета любого вида занимает минимальное количество времени и прилагаемых усилий.
Общие характеристики журнально-ордерной системы учета
В основе данной системы лежит принцип систематизации и накопления данных, отраженных в первичных документах. Запись информации в регистрах происходит одновременно с учетом хронологической последовательности. Основными документами системы являются: журнал-ордер, накопительная (вспомогательная) ведомость, главная книга и сальдовый баланс. Для более подробного раскрытия информации по аналитическому учету может применяться карточка и счета. Их данные переносятся в соответствующий журнал-ордер и ведомость. Для учета основных производственных и непроизводственных фондов, нематериальных активов ведутся инвентарные карточки каждого объекта, учет затрат на производство происходит с помощью калькуляционных ведомостей. Различного рода расчетные таблицы и расшифровки ведутся по мере необходимости отдельно для каждого вида активов, расчетов.
Порядок заполнения регистров
Заполнение журналов-ордеров происходит по кредитовому признаку операции, т. е. данные, отраженные в первичных документах, суммируются по кредиту конкретного счета и записываются в соответствующий регистр. При этом корреспондирующий по дебету регистр отражается в нем же, что позволяет применять метод в одном документе. Каждый журнал-ордер - это ведомость, построенная по шахматному принципу, сформированная по кредиту одного или нескольких подобных (близких по содержанию) счетов.
Суммовое значение ставится на пересечении строки и колонки регистра. Для примера можно взять журнал-ордер 2, предназначенный для отражения информации по кредиту счета №51 «Расчетный счет», в дебет счетов 50, 55, 52, 57, 58, 18, 60, 62, 68, 66, 76, 71, 70, 73, 75 и т. д.
Журнал-ордер №2
№ записи | Итого по Кредиту |
|||||||||
| 2,0 | ||||||||||
| 57,0 | ||||||||||
| 15,0 | ||||||||||
| 35,0 | ||||||||||
| 13,0 | ||||||||||
Здесь отражены следующие операции:
Каждая хозяйственная операция подтверждена на основании которого производится заполнение журнала-ордера. При снятии наличных в кассу предприятия используется приходный кассовый ордер (сч. 50), для перечисления денежных активов с расчетного счета компании различным контрагентам или бюджетам различных уровней - платежное поручение.
Ведомость
Журнал-ордер заполняется с первичных документов, но некоторые счета имеют достаточно большой объем аналитической информации, которая обрабатывается во вспомогательной ведомости, а ее суммовой итог за день относится в соответствующую ячейку регистра. Например, при расчетах с поставщиками и подрядными организациями за один день возможно проведение нескольких десятков перечислений в счет погашения (уменьшения) суммы задолженности или оплаты авансовых платежей. Для ведения аналитики составляется вспомогательная ведомость по В указанном примере 12.05.2010 года с расчетного счета предприятия перечислено 57,0 единиц средств, которые направляются различным контрагентам по соответствующим договорам или документам поставки. Для расшифровки данной суммы может быть составлен специальный документ.
Расшифровка счета 60
Итог данной ведомости отражается в журнале-ордере №2, к аналитической расшифровке прилагаются подтверждающие операцию документы (платежные поручения с отметкой банка).
Номера регистров
Нумерации подлежит каждый журнал-ордер. Бланк представляет собой лист большого формата, в котором отражается множество граф для записи номеров счетов, корреспондирующих с кредитом выбранного счета (или группы). Записи операций ведутся ежедневно или по мере формирования первичных бухгалтерских документов, вспомогательных ведомостей. Журнал-ордер открывается на конкретный синтетический счет (группу аналогичных по содержанию счетов) ежемесячно, каждому присваивается постоянный номер.
- Форма № Ж-1 ведется по кредиту 50 счета.
- Форма № Ж-2 ведется по кредиту счета 51.
- Форма № Ж-3 - кредит счетов 56, 57, 55.
- Форма № Ж-4 - кредит счетов 92, 95, 93, 94, 90.
- Форма № Ж-6 - кредит 60 счета.
- Форма № Ж-7 - кредит
- Форма № Ж-8 - кредит счетов 06, 97, 09, 61, 67, 64, 63, 76, 75, 58, 73.
- Форма № Ж-10 - кредит счетов 70, 02, 10, 84, 20, 69, 23, 65, 29, 28, 26, 31, 44, 05.
- Форма № Ж-11 - кредит счетов 43, 41, 40, 46, 45, 62.
- Форма № Ж-12 - кредит счетов 82, 89, 96, 86, 87, 88, 85.
- Форма № Ж-13 - кредит счетов 01, 48, 03, 04, 47.
- Форма № Ж-14 - кредит счета 14.
- Форма № Ж-15 - кредит счетов 83, 81, 80.
- Форма № Ж-16 кредит счетов 11, 07, 08.
Закрытие регистров
Журналы-ордера по счетам заполняются на протяжении месяца, при закрытии каждого регистра суммируются обороты по кредиту в дебет указанных счетов. Данные синтетического учета проверяются на соответствие значениям вспомогательной ведомости, где отражены аналитические расшифровки. Полученные значения после сверки переносят в Главную книгу. Она открывается на каждый календарный год, содержит остатки на начало периода, ежемесячно заполняется оборотами по счетам и служит для составления промежуточного баланса (квартальный, месячный, полугодовой).
При закрытии года (отчетного периода) на основании данных, занесенных в Главную книгу, формируется бухгалтерский баланс. Для этого суммируются обороты всех журналов-ордеров за период, учитывается начальное сальдо, и в зависимости от типа счета (пассивный или активный), рассчитывается остаток на конец года. Журнально-ордерная система учета предназначена для ручной обработки данных. Ее основной отрицательной характеристикой является громоздкость журналов и регистров, поэтому оптимальным вариантом ее применения является автоматизация учета.
Сущность журнально-ордерной формы бухгалтерского учета мы рассматривали в . Расскажем подробнее о журнале-ордере № 1 и приведем пример его заполнения в нашей консультации.
Для чего используется журнал-ордер 1
В журнале-ордере № 1 на основании первичных учетных документов в хронологическом порядке накапливается и систематизируется информация о кредитовом обороте по счету 50 «Касса».
В соответствии с Планом счетов (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н) на счете 50 «Касса» обобщается информация о наличии и движении денежных средств в кассах организации.
При этом к счету 50 могут быть открыты следующие субсчета:
- 50-1 «Касса организации»;
- 50-2 «Операционная касса»;
- 50-3 «Денежные документы» и др.
Подробнее о синтетическом и аналитическом учете кассовых операций можно прочитать в .
Дебетовые обороты по счету 50 отражаются в ведомости № 1, которая помещена на обороте журнала-ордера № 1.
Как вести журнал-ордер № 1
На основании отчетов кассира, подтвержденных приложенными к ним документами, по итогам дня производятся записи в журнал-ордер № 1 (Письмо Минфина СССР от 08.03.1960 № 63). Если количество кассовых документов незначительно, записи в журнал-ордер допускается делать не ежедневно, а за 3 — 5 дней, в целом по нескольким отчетам кассира. В таком случае в графе «Дата» указываются начальные и конечные числа, за которые производятся записи, например: 5-7, 21-24 и т.д.
Журнал-ордер 1: пример заполнения
Бланк журнала-ордера № 1 организация может разработать самостоятельно, а может воспользоваться образцом.
При использовании компьютерной обработки данных формирование журналов ордеров производится автоматически на основании внесенных в бухгалтерскую программу хозяйственных операций по счету 50.
Для заполнения журнала-ордера номер 1 представим условные данные по счету 50 за октябрь 2016 года:
| Дата | Операция | Дебет счета | Кредит счета | Сумма, руб. |
|---|---|---|---|---|
| 04.10.2016 | 50 | 51 «Расчетные счета» | 300 000,00 | |
| 05.10.2016 | Выдана заработная плата за сентябрь | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | 50 | 260 000,00 |
| 05.10.2016 | Выданы средства под отчет на командировку | 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | 50 | 29 000,00 |
| 11.10.2016 | Оприходована наличная выручка от продажи товаров | 50 | 90 «Продажи» | 80 000,00 |
| 11.10.2016 | Сданы денежные средства в банк | 57 «Переводы в пути» | 50 | 80 00,00 |
| 14.10.2016 | Оприходована наличная выручка | 50 | 90 | 170 000,00 |
| 14.10.2016 | Получены денежные средства из банка по чеку | 50 | 51 | 100 000,00 |
| 14.10.2016 | Выдан аванс за октябрь | 70 | 50 | 190 000,00 |
| 18.10.2016 | Выдан беспроцентный заем работнику | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» | 50 | 20 000,00 |
| 27.10.2016 | Возвращены в кассу неиспользованные подотчетные средства | 50 | 71 | 8 000,00 |
| 28.10.2016 | Выявлена недостача в кассе | 94 «Недостачи и потери о порчи ценностей» | 50 | 250,00 |
Круговорот денежной наличности предприятия порождает необходимость ведения журнал-ордера 1. Образец первичной книги можно скачать бесплатно по ссылке.
Круговорот денег предприятия порождает необходимость ведения различной учетной документации. Выдача наличных, прием средств за услуги или товары собственного производства производятся согласно урегулированного порядка. Каждая организация определяет собственный регламент действий по расходованию и получению средств. Журнал-ордер - это первичный документ с информацией о движении денег в учреждении. Журнал-ордер 1 предназначен для фиксации наличности крупных промышленных компаний.
Образец журнал-ордера 1 можно скачать бесплатно по ссылке. Существуют иные разновидности журнал-ордера: 1-с, 1-сн. Удобство внесения сведений в журнал-ордер удобно тем, что он всегда под рукой. На улице, производстве, в подсобном помещении нет возможности занести информацию в компьютер. Поэтому, ручка и листок бумаги - это древнейший и удобный способ первичного учета. Журнал-ордер может заполняться ежедневно и 1 раз в несколько дней. Все зависит от оборота наличности за определенный промежуток времени.
Обязательные пункты журнал-ордера
:- В левой части сверху ставится наименование учреждения;
- Ниже титл самого учетного акта;
- Здесь же стоит обозначит период проведения подсчета;
- Содержание составляется в виде таблицы с внесением обязательных реквизитов;
- В пустые клетки вносятся цифровые значения подсчетов;
- В конце таблицы могут ставиться подписи и расшифровка личности, заполняющей сведения.
Учет кассовых операций за месяц, а при малом объеме хозяйственных операций - за квартал осуществляется в журнале-ордере №1 и ведомости №1. Напомним, что в журналах ордерах записи ведутся только по кредиту определенного счета с указанием корреспондирующих счетов по дебету. Так, в журнале-ордере №1 учитываются операции по кредиту счета 50 «Касса», а суммы хозяйственных операций проставляются в дебет корреспондирующих счетов.
Журнал-ордер №1 совмещен с ведомостью №1. Она расположена на обратной стороне журнала-ордера. Ведомость ведется по дебету счета 50 «Касса», т.е. в ней отражаются дебетовые обороты по данному счету в корреспонденции с кредитом других счетов. Данные в журнале-ордере №1 и ведомости №1 заносятся из кассовой книги (с использованием приходных и расходных кассовых ордеров).
Сейчас заполним журнал-ордер №1 и ведомость №1, используя составленные нами ранее кассовые отчеты. Сначала заполняем журнал-ордер №1. В Верхней строке записываем, за какой месяц ведется учет. Затем из всех операций, которые прошли за этот месяц, выбираются те операции, в которых счет 50 «Касса» проходит по кредиту. То есть операции, отражающие расход денег из кассы.
Рассмотрим первую такую операцию. Она произошла 10.08.2011г. Ставим дату в первую строчку (можно ставит только число, так как месяц и год указаны выше).
Затем смотрим, по дебету какого счета произошла операция. В нашем случае дебет счета 71. В верхней горизонтальной строке ищем счет 71. На пересечении строки 1 и колонки «71» ставим сумму операции – 600 руб.
Рассматриваем следующую операцию. Дату – 10.08.2011г. – ставим во вторую строчку. Эта операция прошла по дебету счета 62. Значит, в верхней строчке ищем колонку «62» и на пересечении ее со строкой «2» ставим сумму операции – 19 руб.
Остальные операции, которые прошли по кредиту счета 50, вносятся аналогичным образом.
В случае, если в верхней строчке нет того счета, который Вам нужен, то Вы вписываете этот счет сами в пустую колонку. Если в один день произошло несколько операций по дебету одного и того же счета, то общую сумму этих операций записывают в одной строке.
После того, как Вы внесли суммы всех расходов из кассы в ЖО, очень важно правильно подвести итоги. Сначала подводятся ГОРИЗОНТАЛЬНЫЕ ИТОГИ (итоги строк), т.е. итоги суммы, израсходованных из кассы за каждый день. В нашем примере итог за 10.08.2011 – 600 руб., за 10.08.2011 – 19 руб. и т.д. Эти итоги записываются в самой правой колонке. Затем подводятся ВЕРТИКАЛЬНЫЕ ИТОГИ (итоги каждой колонки), т.е. итоги сумм по дебету каждого счета. В нашем примере итог по счету 71 – 600 руб., итог по счету 62 – 19 руб., по счету 70 – 18 000 руб., по счету 51 – 3 000 руб. Они записываются в самую нижнюю строчку.
Наконец, сверяются СУММЫ ИТОГОВ в итоговой строке и в итоговой колонке. Эти суммы должны быть равны между собой. На пересечении итоговой строки и итоговой колонки ставится общая итоговая сумма. Эта сумма показывает, сколько всего денег было выдано из кассы за месяц.
Журнал-ордер № 1 будет выглядеть так:
| ЖУРНАЛ-ОРДЕР №1. по кредиту счета 50 «Касса» - в дебет счетов за август 2011г. | ||||||||||||
| № | Дата или за какие числа | № 08 | № 51 | № 70 | №71 | № 76 | № 62 | № _ | № _ | № _ | № _ | ИТОГО |
| 3 000 | 18 000 | 21 000 | ||||||||||
| ИТОГО | 3 000 | 18 000 | 21 619 |
Теперь заполняем ведомость.
В первую очередь заполняют самую верхнюю строчку в правом верхнем углу: «сальдо на начало месяца». Ставим начальное сальдо (из кассовой книги) - 44 руб. Затем вносим в ведомость суммы операций, в которых счет 50 проходит по дебету. Рассмотрим первую такую операцию. Она произошла 10.08.2011г. Ставим эту дату в первую строку. Ищем в верхней строке счет 90/1 (счет, который корреспондирует с «кассой» по кредиту) и ставим на пересечении строки «1» и колонки «90/1» сумму хозяйственной операции 1 100 руб. Таким же образом вносим сумму остальных операций. Затем подводятся горизонтальные и вертикальные итоги, сверяются суммы итогов и записывается общая итоговая сумма (она показывает, сколько всего денег было получено в кассу за месяц). И, наконец, высчитывается конечное сальдо. Вы знаете, что оно вычисляется следующим образом:
САЛЬДО КОНЕЧНОЕ = САЛЬДО НАЧАЛЬНОЕ + ДЕБЕТОВЫЙ ОБОРОТ – КРЕДИТОВЫЙ ОБОРОТ.
В нашем случае дебетовый оборот счета – итоговая сумма ведомости №1, кредитовый оборот – итоговая сумма ЖО №1. Считаем Сальдо конечное: 44 + 22 646 – 21 619 = 1 071
Сальдо конечное записывается в последней строчке в правом нижнем углу. Свои подписи ставят «исполнитель» и главный бухгалтер.
Ведомость №1 выглядит так:
| ВЕДОМОСТЬ №1. По дебету счета 50 «Касса» С кредита счетов: Сальдо на начало месяца __44 __ | ||||||||||||
| № | Дата или за какие числа | № 90/1 | № 51 | № 70 | №71 | № 76 | № 52 | № _ | № _ | № _ | № _ | ИТОГО |
| 1 100 | 1 100 | |||||||||||
| 21 500 | 21 546 | |||||||||||
| ИТОГО | 1 100 | 21 500 | 22 646 | |||||||||
| Сальдо на конец месяца __1 071 __ |
После заполнения ЖО № 1 и Ведомости № 1 надо обязательно сделать проверку:
САЛЬДО НА КОНЕЦ МЕСЯЦА ПО ВЕДОМОСТИ ДОЛЖНО БЫТЬ РАВНО ОСТАТКУ ПО КАССОВОЛЙ КНИГЕ.
Действительно, остаток по кассовой книге так же равен 1 071 руб.
Что такое журнально-ордерная форма бухгалтерского учета и в чем ее особенности, мы рассказывали в . В этой консультации расскажем о журнале-ордере № 8.
Для чего используется журнал-ордер 8
В журнале-ордере № 8 отражаются кредитовые обороты по счетам:
- 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные»;
- 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Авансы полученные»;
- 68 «Расчеты по налогам и сборам»;
- 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
- 79 «Внутрихозяйственные расчеты».
В журнале-ордере № 8 ведется одновременно аналитический и синтетический учет по аналогии с .
По каждой строке в разрезе аналитики (наименование контрагента и основание расчета) указывается начальный остаток, кредитовые и дебетовые обороты по соответствующему счету и остаток на конец месяца.
Журнал-ордер 8: образец заполнения
Форма журнала-ордера № 8 разрабатывается организацией самостоятельно. Он может быть как единый, так и состоять из вкладных листов по каждому из синтетических счетов, отражаемых в журнале-ордере.
Журнал-ордер № 8 в условиях автоматизации учета формируется самостоятельно на основании первичных учетных документов, отраженных в бухгалтерской программе по соответствующим бухгалтерским счетам.
Условные данные за октябрь 2016 года для заполнения журнала-ордера № 8 представим в виде таблице. Предположим также, что на 01.10.2016 по данным журнала-ордера № 8 за сентябрь 2016 года числятся средства выданного аванса поставщику ООО «Комторг» по счету 213 от 27.09.2016 в размере 82 000,00 руб.
| Дата | Операция | Дебет счета | Кредит счета | Сумма, руб. |
|---|---|---|---|---|
| 07.10.2016 | Перечислен аванс ООО «ЛесХоз» по счету № 82Л от 06.10.2016 | 51 «Расчетные счета» | 137 000,00 | |
| 11.10.2016 | Получены материалы в счет выданного ранее аванса ООО «Комторг» | 10 | 60 | 69 000,00 |
| 11.10.2016 | Зачтен аванс ООО «Комторг» | 60 | 60, субсчет «Авансы выданные» | 69 000,00 |
| 13.10.2016 | Возвращен частично аванс ООО «Комторг» | 51 | 60, субсчет «Авансы выданные» | 10 000,00 |
| 25.10.2016 | Произведена предоплата ИП Шустову П.О. по счету 018 от 25.10.2016 наличными денежными средствами | 60, субсчет «Авансы выданные» | 50 «Касса» | 15 000,00 |