Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.
Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.
Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.
Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.
Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.
Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.
Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.
Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.
Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:
Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.
Его основные цели представлены в таблице:
Направление кадровой работы | Выполняемые задачи |
Учетно-контрольное | прием, учет, увольнение персонала. |
Планово-регулятивное | подбор, перемещение, адаптация работников. |
Отчетно-аналитическое |
|
Координационно-информационное |
|
Организационно-методическое |
|
Документальное |
|
В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.
Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.
Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:
ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.
К ним относятся:
Устав | Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава. |
Правила распорядка труда (далее - Правила) |
|
Инструкция о защите персональных данных |
|
Положение об охране труда | Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда. |
График сменности | Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя. |
Бумаги по нормированию труда | В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм. |
После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .
Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.
В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.
На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.
Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.
Документ должен включать следующие позиции:
Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.
Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:
Подготовка необходимого | Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг. |
Оформление руководителя | Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя. |
Назначение ответственного за кадровую работу | В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ. |
Составление внутренних актов | Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»). |
Документирование приема персонала | На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка). |
Заполнение трудовых книжек | В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе. |
Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.
Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.
Для этого необходимо сделать следующее:
Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.
Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.
Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).
Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.
Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.
График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.
График включает следующие реквизиты:
За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.
Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.
Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:
При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.
К необходимым бумагам относятся:
В прочие обязательные бумаги входят следующие:
Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.
После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.
Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.
Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.
Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.
Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.
Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.
Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:
Порядок восстановления | Процедура не отражена в законодательстве.
Обычно она состоит из следующих шагов:
|
Особенности у ИП с наемными работниками | Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию.
Договор заключается в несколько этапов:
|
Ведение на малом предприятии |
|
Упрощение учета на микропредприятиях | Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2019 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию. |
Есть много курсов кадрового делопроизводства, которые ориентированы на действующих сотрудников отделов персонала: они помогают обновить знания законодательства, узнать о нововведениях в работе с программным обеспечением и документами.
Также на образовательном рынке представлены курсы по изучению кадрового делопроизводства с нуля с изучением 1С , воинского учета, организации кадровой работы в коммерческих, государственных и производственных предприятиях. Иногда учебные центры гарантируют трудоустройство после окончания учебы.
Обучение, как правило, очное (дневное, вечернее или по выходным). Также есть дистанционные программы.
Продолжительность курсов: от 18 до 80 академических часов (календарно от 2 до 30 дней). Большинство учебных программ краткосрочные и длятся 24-32 ак. часа.
Стоимость обучения кадровому делу варьируется от 3 до 34 тысяч рублей. Цена зависит от объема программы, ее углубленности и уровня сложности. «Средний» курс стоит в пределах 5-7 тысяч рублей.
Курсы делопроизводства и документооборота научат вас:
Обучение с нуля подойдет всем желающим освоить профессию кадровика. Курсы повышения квалификации в области кадрового делопроизводства подойдут специалистам, которые хотят актуализировать свои знания, освоить новые навыки и продвинуться по карьерной лестнице.
По завершении учебы слушатели получают свидетельство установленного образца или иной аналогичный документ.
– это деятельность, направленная на систематизацию документов персонала и проведение работы с ними.
Кадровый отдел существует во всех организациях и обеспечивает бесперебойную работу с документами, а так же своевременный учет всех изменений со стороны предприятия и его сотрудников.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :
Для того чтобы, быстрее провести обучение делопроизводству и применить знания на практике, специалисты рекомендуют обратить внимание на следующие печатные издания:
Организация кадрового делопроизводства с нуля должна выстраиваться поэтапно следующим образом:
На сегодняшний день существует множество программ, рассчитанных для этих нужд. Однако руководители организаций традиционно выбирают 1С .
Это связано с тем, что специалисты по установке и обслуживанию этой программы есть в любом крупном или мелком городе, а вот те, кто смог бы обслуживать инновационные разработки не всегда могут быть вызваны по телефонному звонку.
Все представленные договоры и документы должны соответствовать, а не противоречить уставу организации. Это несет в себе важную часть, прежде всего для устранения разногласий с руководящим составом или с сотрудниками.
Документы, которые будут содержаться в делопроизводстве фирмы, должны быть согласованы с вышестоящим руководством.
Нужно уточнить, какие из них будут обязательными, а какие можно отложить, потому что обращение к ним будет производиться в редких случаях. Важно знать, какие из них будут располагаться в трудовом распорядке, а какие в бланках .
Как правильно составить штатное расписание читайте в нашей статье .
Если их в фирме нет, нужно создать эти документы. Эти документы должны быть полностью согласованы с руководителем организации и проверены по нормативным базам. То есть нужно выяснить, не противоречат ли нововведения закону.
Кадровый персонал не может обойтись без создания следующих бумаг:
Вопрос об их хранении и заполнении документов должен решаться вовремя и заранее. На начальном этапе, когда персонала на работе совсем мало, этим может заниматься учредитель фирмы . По этому поводу должен быть издан специальный приказ. При его отсутствии фирме будет назначен серьезный штраф.
Если в будущем появится человек, в чьи обязанности будет входить работа с документами, тогда будет издан новый приказ о назначении ответственного лица.
Для этой процедуры потребуется:
Это далеко не все, что нужно знать начинающему с нуля сотруднику, но такие действия являются лишь первыми азами в большом объеме информации, которую предстоит изучить в дальнейшем.
Инструкцию по кадровому делопроизводству можете найти .
У специалиста, занимающегося делопроизводством, обширная сфера деятельности, охватывающая все моменты в организации, связанные с сотрудниками и их работой. Итак, основными задачами у сотрудника делопроизводства являются:
Образец должностной инструкции кадровика-делопроизводителя скачивайте бесплатно.
Помимо основных задач, у сотрудников этой сферы деятельности существуют и дополнительные задачи , такие как:
Иногда работник этого отдела занимается оценочной деятельностью по работе сотрудников и составлением отчета по этой теме.
Важно знать, что в соответствии с действующим законодательством, кадровик не может разглашать персональные данные работника третьим лицам. Эта ответственность лежит полностью на нем.
В любой работе могут быть допущены ошибки. Поэтому кадровое делопроизводство не является исключением. Поскольку это сложный процесс и запомнить большой объем информации многим начинающим сотрудникам сложно, то основные из них заключаются в следующем:
Прежде всего, это относится к оформлению. В приказе могут быть не прописаны условия по или характер выполняемой работы. Иногда ошибки допускаются в инициалах или фамилии сотрудника, а так же его рабочем подразделении. Здесь важно учитывать, что приказ, выполненный с допущением ошибок или изданный неуполномоченным на это лицом, является недействительным.
Иногда в небольшой компании происходит так, что накапливается масса нарушений, и нет специалиста, способного решить этот вопрос. Если все-таки такой человек нашелся, и ему было поручено наведение порядка в документации, тогда ему нужно следовать следующей пошаговой инструкции :
В наличии должны быть все необходимые документы, которые относятся к делопроизводству. К ним относят обязательные, специальные и необязательные.
Важно, чтобы все было в надлежащем виде и на своих местах.
Необязательными тоже стоит обзавестись для того чтобы обезопасить себя при проведении проверок в офисе.
Кадровое делопроизводство со временем становится все сложнее, а компании все больше. Поэтому выходом из такой ситуации служит автоматизация в отделе кадров . На сегодняшний день практически в каждой организации вопросы по кадрам решают с помощью автоматических устройств.
Налаживание процесса автоматизации должно проходить в несколько этапов:
Для корректного кадрового делопроизводства потребуются следующие программы :
Конечно, можно отказаться от новых технологий и осуществлять проведение работ по старым способам. Однако прогресс не стоит на месте, и в дальнейшем может оказаться так, что из-за неправильного автоматического оснащения может произойти нарушение документооборота, которое может повлечь за собой штраф .
Как организовать кадровый учет в только что созданной компании – смотрите в видео-семинаре:
В программу курса «Делопроизводство» входит документное и бездокументное обслуживание, виды документов и правила их оформлении в делопроизводстве, формирование документов в дела, подготовка документов к архивному хранению и к уничтожению, работа с письменными обращениями граждан. В программу курса входят практические занятия по оформлению документов и созданию шаблонов документов на компьютере.
Целью курса является формирование у слушателей навыков составления и оформления организационно-распорядительных документов, навыков организации документооборота современного предприятия, контроля исполнения управленческих решений и обеспечения сохранности документированной информации. Программа курса рассчитана на изучение предмета с «ноля», но также может быть предложена менеджерам, секретарям и специалистам других сфер деятельности в целях повышения квалификации.
Для записи на курсы требуется компьютерная подготовка в объеме курса пользователь ПК и знание word. Слушатели обеспечиваются необходимыми методическими материалами.
После окончания курса вам предоставляется возможность подать заявку на получение свидетельства о квалификации государственного образца с внесением в общероссийский Реестр квалифицированных специалистов.
Свидетельство о квалификации –
документ о профессиональной квалификации государственного образца, подтверждающий успешное прохождение процедуры независимой оценки квалификации на соответствие профессиональному стандарту,
с уникальным QR
-кодом и внесением сведений в общероссийский Реестр Национального агентства развития квалификаций.
Преимущества квалифицированных специалистов :
Программа курса
Форма обучения: очно или дистанционно
Данный курс научит Вас грамотно оформлять трудовые отношения от приема до увольнения. Вы узнаете требования к оформлению кадровых документов и организации хранения документации.
Обучение построено на практических примерах и конкретных ситуациях. Вы будете выполнять практикум по каждой теме в специально подготовленных бланках для слушателей. Полученные знания и навыки позволит Вам после окончания курса приступить к практической кадровой работе.
Цель курса: обучение слушателей конкретным практическим навыкам кадровой работы, оформлению документов, разрешению спорных трудовых вопросов.
Договор на оказание платных образовательных услуг:
Реквизиты для оплаты обучения:
Программа курса
Кадровая служба предприятия. Регламентирующие документы
Прием на работу: оформление, заключение трудового договора. Учет кадров
Перевод на другую работу
Организационная культура компании. Аттестация персонала.
Отпуска. Виды отпусков, порядок предоставления, оформление. Служебные командировки.
Прекращение (расторжение) трудового договора с работником (увольнение).
Ведение и хранение трудовых книжек, личных дел. Организация текущего хранения кадровой документации.
Организация воинского учета на предприятии
Подготовка кадровой документации к проверке ГИТ
Защита персональных данных работников
Специальная оценка условий труда на рабочих местах
Обучение проходит в удобное для Вас время в комфортабельных аудиториях. Всем желающим предоставляется возможность бесплатно посетить пробное занятие до заключения договора на обучение.
По окончании курса Вы получите удостоверение установленного образца.
mini-koni.ru - Бизнес. Финансы. Страхование. Недвижимость. Интернет