Электронный обмен с пфр. Как оформить заявление о подключении к электронному документообороту с пфр

Государственное учреждение - Управление Пенсионного фонда Российской Федерации по ______________________ (далее по тексту - Управление ПФР) в лице ________________, действующего на основании Положения, с одной стороны, и ____________ (указываются полное наименование страхователя и регистрационный номер в территориальных органах ПФР) в лице ____________, действующего на основании ____________, именуемый в дальнейшем "Абонент системы", с другой стороны, заключили настоящее Соглашение о нижеследующем:

1. Предмет Соглашения

1.1. Управление ПФР и Абонент системы осуществляют обмен документами в электронном виде в рамках СЭД ПФР по телекоммуникационным каналам связи (далее по тексту - Система).

1.2. Стороны признают, что полученные ими электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью (ЭЦП) уполномоченных лиц, юридически эквивалентны документам на бумажных носителях, заверенным соответствующими подписями и оттиском печатей сторон.

1.3. Стороны признают, что использования в Системе средств криптографической защиты информации (СКЗИ), которые реализуют шифрование и электронную цифровую подпись, достаточно для обеспечения конфиденциальности информационного взаимодействия сторон по защите от несанкционированного доступа (далее - НСД) и безопасности обработки информации, а также для подтверждения того, что:

электронный документ исходит от стороны, его передавшей (подтверждение авторства документа);

электронный документ не претерпел изменений при информационном взаимодействии сторон (подтверждение целостности и подлинности документа) при положительном результате проверки ЭЦП;

фактом доставки электронного документа является формирование принимающей стороной квитанции о доставке электронного документа.

1.4. Для работы в Системе стороны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации, нормативными актами ПФР.

1.5. Настоящее Соглашение является безвозмездным.

2. Технические условия

2.1. Абонент системы за свой счет приобретает, устанавливает и обеспечивает работоспособность программного обеспечения и средств криптографической защиты информации и ЭЦП, необходимых для подключения к Системе.

2.2. Абонент системы оплачивает средства связи и каналы связи, необходимые для работы в Системе.

2.3. Изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭЦП для Абонента системы осуществляет один из поставщиков услуг УЦ, список которых предоставляется Абоненту системы территориальными органами ПФР.

3. Порядок осуществления обмена электронными документами

3.1. Каждая сторона имеет право в электронной форме передавать другой стороне и получать от другой стороны электронные документы в соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования", Федеральным законом от 30.04.2008 N 56-ФЗ "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений", Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования", а также другие документы, обеспечивающие функционирование Системы.

3.2. Информационный обмен стороны осуществляют в соответствии с Технологией обмена документами по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации и Регламентом обеспечения безопасности при защищенном обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи, размещенными на сайте ГУ - Отделения ПФР по ____________.

3.3. В случаях, если владельцем сертификата ключа Абонента системы является не руководитель, в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" своим приказом руководитель назначает уполномоченного представителя, о чем должен известить Управление ПФР, представив копию приказа о наделении владельца сертификата ключа правом подписи представляемых документов, установленных Федеральным законом от 01.04.1996 N 27-ФЗ, Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей государственного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.03.1997 N 318, Федеральным законом от 30.04.2008 N 56-ФЗ, Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ.

4. Права и обязанности сторон

4.1. Управление ПФР принимает на себя следующие права и обязанности:

Обеспечить функционирование всего необходимого для обмена электронными документами с Абонентом системы оборудования со стороны Управления ПФР;

При изменении требований к передаваемым электронным документам орган ПФР обязуется известить абонента системы об этих изменениях в установленные законами Российской Федерации сроки.

В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации Управление ПФР имеет право в одностороннем порядке изменять формы и перечень передаваемых документов.

4.2. Абонент системы принимает на себя следующие права и обязанности:

Обеспечить функционирование всего необходимого для обмена электронными документами с Управлением ПФР оборудования со стороны Абонента системы;

Заключить договор об оказании услуг на изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭЦП для Абонента системы с одним из поставщиков услуг УЦ, список которых предоставляется Абоненту системы территориальными органами ПФР.

При этом в целях обеспечения безопасности обработки и конфиденциальности информации Абонент системы должен:

Соблюдать требования эксплуатационной документации на средства криптографической защиты информации;

Не допускать появления в компьютерной среде, где функционирует Система, компьютерных вирусов и программ, направленных на ее разрушение. При обнаружении вредоносного кода в электронном документе, поступившем от Абонента системы, прием блокируется с выдачей извещения об этом Абоненту системы;

Прекращать использование скомпрометированного ключа шифрования и электронной цифровой подписи и немедленно информировать Управление ПФР и поставщика услуг УЦ, СКЗИ, программного продукта для предоставления сведений о застрахованных лицах в орган ПФР по телекоммуникационным каналам связи, с которыми заключен договор об оказании услуг, о факте компрометации ключа;

Не уничтожать и (или) не модифицировать архивы открытых ключей электронной цифровой подписи, электронных документов (в том числе электронные квитанции и журналы);

Осуществлять передачу электронных документов с конфиденциальной информацией только в зашифрованном виде.

4.3. В случае невозможности исполнения обязательств по настоящему Соглашению стороны немедленно извещают друг друга о приостановлении обязательств.

4.4. При возникновении споров, связанных с принятием или непринятием и (или) с исполнением или неисполнением электронного документа, стороны обязаны соблюдать порядок согласования разногласий в соответствии с Порядком обмена электронными документами в СЭД ПФР по телекоммуникационным каналам связи.

5. Ответственность сторон

5.1. Стороны несут ответственность за использование информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.2. Управление ПФР не несет ответственности за ущерб, возникший вследствие несоблюдения Абонентом системы требований при предоставлении сведений о застрахованных лицах в Пенсионный фонд Российской Федерации по телекоммуникационным каналам связи в части несвоевременного уведомления о компрометации ключей ЭЦП Абонента.

5.3. Абонент системы несет ответственность за сохранность программного обеспечения системы, архивов сертификатов открытых ключей электронной цифровой подписи и электронных документов, размещенных на своих компьютерах.

5.4. Если одна из сторон предъявляет другой стороне претензии по электронному документу при наличии подтверждения другой стороной факта получения такого документа, а другая сторона не может представить спорный электронный документ, виновной признается сторона, не представившая спорный документ.

5.5. Взаимодействующая с ПФР сторона в соответствии с Инструкцией об организации и обеспечении безопасности информации с ограниченным доступом, утвержденной Приказом ФАПСИ от 13.06.2001 N 152, выполняет в рамках данного Соглашения указания координирующего органа криптографической защиты - Отделения ПФР по обеспечению безопасности информационного взаимодействия с использованием СКЗИ.

6. Порядок смены ключей шифрования и электронной цифровой подписи

Порядок выдачи, замены, уничтожения ключей, в том числе в случаях их компрометации, обмена открытыми ключами определяется поставщиком услуг УЦ, СКЗИ.

7. Срок действия Соглашения

7.1. Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его подписания сторонами и заключается на неопределенный срок.

7.2. В случае прекращения обмена электронными документами между сторонами в течение 36 месяцев Соглашение прекращает свое действие автоматически.

7.3. В случае нарушения одной из сторон обязательств, предусмотренных настоящим Соглашением, другая сторона вправе в одностороннем порядке расторгнуть настоящее Соглашение, уведомив об этом в письменном виде другую сторону в течение 30 (тридцати) календарных дней.

7.4. В случае намерения одной из сторон расторгнуть Соглашение в одностороннем порядке необходимо уведомить об этом другую сторону не менее чем за 30 календарных дней.

8. Дополнительные условия

8.1. Настоящее Соглашение составлено в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу.

8.2. С требованиями Порядка предоставления сведений о застрахованных лицах в территориальные управления Отделения ПФР по телекоммуникационным каналам связи, размещенным на сайте, ознакомлен и согласен.

Сейчас электронный документооборот используется Пенсионныйм фондом повсеместно, уверенно вытесняя иные формы подачи квартальной отчетности о начислении и уплате страховых платежей. О предпочтительности использования телекоммуникационных технологий для этих целей свидетельствуют два факта:

• субъекты хозяйственной деятельности, использующие наемный труд более 25 работников, обязаны ввести ЭД в отношениях с ПФ;
• возможность вернуться к традиционной бумажной документации не предоставляется даже ИП или малым компаниям, которые однажды перешли на систему бесконтактного документооборота.

Преимущества ЭД с органами пенсионного страхования

Электронный документооборот с ПФР:

• позволяет сдавать отчетность по местонахождению работодателя в любое удобное время суток, в том числе в нерабочие дни и часы;
• избавляет бухгалтера от необходимости посещения территориального органа ПФ и освобождает время для других дел;
• обеспечивает подлинность и конфиденциальность переданной информации;
• гарантирует безопасность и безошибочность регистрации в фонде потока исходящих документов предприятия;
• дает возможность исправлять допущенные ошибки, обнаруженные сотрудниками Пенсионного фонда в переданных ведомостях непосредственно с рабочего места страхователя, при необходимости – неоднократно за один день;
• предоставляет данные о результатах приема отчетности в электронной форме;
• открывает перспективы создания в учреждении копий сданных отчетов и полученных от ПФР ответов.

Программное обеспечение перехода на ЭД

Подключение к электронному документообороту с ПФР требует наличия:

• возможности формирования отчетов соответственно образцам и формам;
• сертифицированного ФСБ программного продукта с возможностью использования электронной цифровой подписи и ее шифрования с помощью криптографических ключей.

Для его получения следует обратиться к специализированному учреждению.

Сегодня рынок наполнен предложениями компаний, предоставляющих услуги:

• заверяющего центра по разработке и поддерживанию сертификатов ключей электронной цифровой подписи в системе ЭД ПФ;
• установки и обслуживания программного обеспечения передачи сведений бесконтактным способом, позволяющим подавать отчетность не только в ПФР, но и в другие контролирующие инстанции: ФНС, внебюджетные фонды, Росстат.

Другие меры перехода к электронной отчетности

Для начала необходимо провести следующие организационные действия:

• назначение ответственного за использование системы лица;
• предупреждение несанкционированного доступа: оборудование рабочего места, установление надежного места хранения магнитных носителей криптографических ключей, размещение копий электронных архивов;
• согласование возможности перехода на ЭД с территориальным органом Пенсионного фонда;
• осуществление тестовой отправки ведомостей в территориальный орган ПФР после установки системы ЭД специализированной организацией.

Документальное оформление

Документы для подключения к электронному документообороту ПФР потребуются такие:

• соглашение с ПФР о применении ЭД по телекоммуникационным каналам связи;
• абонентский договор о предоставлении услуг защищенного ЭД с ПФ (как вариант – сразу со всеми контролирующими органами) через открытие доступа к системе подачи электронной отчетности;
• договор об оказании услуг удостоверяющего центра.

Форма договора с ПФ стандартна. Ее можно скачать на официальном сайте его территориального органа. Названные договоры со специализированной организацией по своей юридической природе являются договорами присоединения.

Соответственно, они не предполагают возможности внесения клиентом правок. Они могут быть объединены в одно комплексное соглашение.

Приступая к работе: строк подачи отчета

ЭД с ПФР проводится по утвержденной им инструкции. Регламент несколько специфичен. Согласно ему, после отправки отчета страхователь получает от ПФР:

• по истечении 4 рабочих дней — подтверждение доставки с указанием даты и времени доставки файла в территориальный орган ПФ;
• в течение еще 6 рабочих дней управление ПФР высылает протокол с результатом проверки.

Результат, полученный от Пенсионного фонда, может быть положительным, свидетельствующим о согласовании переданного отчета, или отрицательным – констатирующим его неприятие. В первом случае датой представления отчетности считается дата формирования уведомления о подтверждении доставки, во втором отчетность фигурирует как непредставленная.Страхователь обязан устранить ошибки и подать ее еще раз.

Из этого следует, что во избежание просрочки в случае ошибки следует подавать документы заблаговременно – как минимум за 11 дней до окончательной даты приема. Благо, что при установленных строках (15 число второго месяца после отчетного периода) это не составляет проблемы.

Организациям и предпринимателям, которые сдают отчетность в электронном виде , требуется учитывать специфику обработки данных форм, чтобы подать документы вовремя и не платить штрафы за просрочку.

Датой сдачи электронной формы отчетности считается дата и время, которые были сформированы при создании квитанции о приеме приемным шлюзом ПФР. На основании установленных нормативов, квитанция может быть сформирована в течение двух дней.

Сдача отчетности в ПФР в электронной форме дисциплинирует организации, и для того, чтобы избежать штрафных санкций, им рекомендуется:

• осуществлять все процедуры по получению доступа к электронной отчетности и по установке требуемого программного обеспечения заранее, желательно в до-отчетный период;
• подавать необходимые декларации и отчеты в налоговую инспекцию заранее – минимум за сутки до окончания приема документов.

После регистрации собственного дела необходимо тесно контактировать не только с налоговой инспекцией, но и с другими организациями. Не лишним будет подписать соглашение об обмене электронными документами с ПФР – это поможет упростить процесс сотрудничества с данной организацией и другими фондами.

Подобное соглашение подписывается тогда, когда индивидуальный предприниматель или представитель ООО намерен сотрудничать с Пенсионным фондом РФ в электронной форме. Такая методика работы позволяет сэкономить большое количество времени, сил и денежных средств, ведь теперь можно пересылать информацию по почте.

Образец данного соглашения вы можете получить, обратившись в отделение Пенсионного фонда РФ по вашему региону. Также документ можно скачать на официальном сайте данной структуры. Необходимо будет заполнить его в двух экземплярах. Обе копии должны быть заполнены и завизированы представителями Пенсионного фонда, одна из них останется у вас, а вторую нужно будет отдать в ПФР.

При отправлении отчета о деятельности ПФР должен будет провести автоматическую проверку наличия у предпринимателя специального соглашения, которое было подписано при регистрации в налоговых органах. Данные об этом соглашении должны быть указаны в системе СБиС, при этом они должны быть указаны максимально корректно.

Вы можете уточнить номер соглашения и дату его заключения, обратившись в местное отделение Пенсионного фонда России, а также на его официальном сайте. При работе с сайтом необходимо указывать вашу личную информацию, при этом она остается конфиденциальной, никто не сможет ее использовать в своих целях и навредить вам.

Как правильно составить соглашение?

Соглашение об обмене электронными документами ПФР сможет принять только в том случае, если оно было правильно заполнено. Убедитесь в том, что вы корректно указали все необходимые реквизиты в качестве ИП или ООО; при необходимости вы можете проконсультироваться со специалистами ПФР.

В документе указывается информация о местном подразделении Пенсионного фонда РФ и ее представителя, также там можно найти информацию о страхователе (ФИО, регистрационный номер, предприятие, которое он представляет). Если страхователь является представителем ООО, ему придется указывать максимально полную информацию о своем предприятии.

Согласно подписанному документу, Пенсионный фонд РФ и страхователь (который в соглашении указывается, как абонент) имеют право обмениваться документами, используя для этого специальные телекоммуникационные каналы. Речь идет об официальном сайте ПФР, интернет-провайдерах и прочих системах.

Для предоставления документов в электронном виде предприниматель или представитель юридического лица должен обладать ЭЦП. Электронная цифровая подпись может заменить настоящую, используемую при оформлении бумажной документации. Ее оформлением можно заняться сразу же после регистрации ИП или ООО. Создание ЭЦП является платным, за ее получение предпринимателям придется заплатить от 5 тысяч рублей.

Вся информация, которой обмениваются между собой организации, является конфиденциальной, никто не имеет права разглашать ее. При обмене учитываются следующие аспекты:

• электронные документы могут быть получены только от того ресурса, который принадлежит ПФР или предпринимателю;
• файлы в процессе передачи не были изменены, правильность материалов должна быть подтверждена ЭЦП, а при необходимости обе стороны могут осуществлять перепроверку документации;
• принимающая сторона обязана составить специальную квитанцию о получении квитанции и передать ее отправителю письма.

Все рабочие процессы при этом регламентируются действующим законодательством и нормативными актами. Подписание соглашения является бесплатным, сторонам не нужно оплачивать какие-либо государственные пошлины.

Технические параметры

Соглашение об электронном документообороте с ПФР предусматривает, что абоненту придется самостоятельно приобретать и устанавливать программное обеспечение. В дальнейшем страхователю необходимо сделать все, чтобы ПО работало корректно. Вся информация в электронно-цифровой подписи должна быть защищена с помощью криптографических систем.

Именно абоненту придется оплачивать все средства связи, с помощью которых передаются все рабочие материалы, связанные с отчислением налогов. ПФР в данном случае не нуждается в предоставлении документов, подтверждающих оплату, данная процедура полностью ложится на плечи абонента.

Пенсионный фонд в данном случае может помочь абоненту и предоставить ему список организаций, которые занимаются созданием и сертификацией ЭЦП. Ключи шифрования также создаются данными предприятиями: страхователю понадобится лишь своевременно оплатить услуги и предоставить электронно-цифровую подпись в ПФР.

Как осуществляется обмен?

Договор с ПФР об электронном документообороте предусматривает возможность передачи всех документов с помощью механизмов, установленных законодательством. Правильность передачи контролируется ФЗ №27 от 01.04.1996 г., ФЗ №56 от 30.04.2008 г., и ФЗ № 212 от 24.07.2009 г., с которыми можно ознакомиться на официальном сайте Пенсионного фонда РФ.

Информационный обмен должен осуществляться с помощью телекоммуникационных каналов связи, зарегистрированных на территории Российской Федерации. Законодательством оговаривается список провайдеров и ресурсов, которыми можно воспользоваться.

Если сертификатом ключа, используемого для обмена, обладает не руководитель предприятия, он должен назначить представителя интересов организации. ПФР должно быть извещено о наличии данного представителя с помощью официального уведомления. Нужно будет представить копию приказа, согласно которому владелец сертификата имеет право представлять интересы организации в Пенсионном фонде. Представитель ИП или ООО должен действовать согласно имеющему законодательству, в противном случае на него будет наложено взыскание.

Обязанности и права обеих сторон: ПФР

Соглашение с ПФР об электронном документообороте не только предоставляет возможность обмениваться материалами с помощью интернета, но и накладывает на обе стороны определенные ограничения и ответственность. Обе стороны должны быть осведомлены о ней при подписании соглашения.

Пенсионный фонд со своей стороны обязан обеспечить корректную работу оборудования, иначе абонент не сможет ею пользоваться и вовремя предоставлять документы по выполненным отчислениям. При каких-либо изменениях во всех электронных документах, которые обрабатываются фондом, его представители обязаны предупредить абонента об этом в сроки, оговоренные российским законодательством.

ПФР обладает правом самостоятельно изменять процедуру функционирования обмена документами между организациями. Соответствующие изменения в перечне документов и формах должны быть указаны на официальном сайте организации за несколько дней до даты их официального введения.

Обязанности и права обеих сторон: абонент

Соглашение на электронный документооборот с ПФР также предусматривает определенную ответственность и для абонента. Абонент обязан обеспечить корректную работу всего оборудования, используемого для передачи документов от Пенсионного фонда РФ и в обратном направлении.

Также пользователю придется заключить соответствующий договор, согласно которому для него будет изготовлены шифровальные ключи и электронно-цифровая подпись. Реестр организаций, способных изготовить эти продукты, будет предоставлен ПФР. Пользователь имеет право воспользоваться предложенным списком или же заказать документы в другом учреждении.

Абонент также должен всеми силами стремиться обеспечить конфиденциальность получаемых и отправляемых данных. Специально для этого необходимо соблюдать все требования, которые предъявляются правилами эксплуатации. Периодически необходимо проверять компьютерную среду, в которой происходит работа, на наличие вирусов и разрушающих программ. Для этого необходимо установить специальное антивирусное оборудование. Если при проверке будет обнаружен вредоносный код, прием данных автоматически будет заблокирован, а пользователь должен будет получить соответствующее уведомление.

Если ключ шифрования оказался скомпрометирован и попал в чужие руки, его владелец обязан в кратчайшие сроки прекратить пользоваться им и ЭЦП. После этого необходимо поставить в известность УПФР, интернет-провайдера, СКЗИ, а также разработчика программного продукта. Уведомление должно быть официальным – тогда контролирующие организации должны будут разобраться в данной ситуации.

Также пользователь не имеет права уничтожать архивные документы, принадлежащие открытым ключам ЭЦП. Это касается также журналов и квитанций. Передача информации должна быть осуществлена после соответствующей зашифровки сообщения. Если одна из сторон не может исполнять наложенные обязательства, она обязана своевременно известить об этом другую. После этого действие соглашения приостанавливается или оно расторгается совсем. Все спорные моменты разрешаются контролирующими органами, согласно существующему законодательству.

Ответственность обеих сторон

Если вы знаете, как заключить соглашение с ПФР об электронном документообороте, вы должны полностью понимать, что обе стороны несут ответственность согласно существующему законодательству. Управление Пенсионного фонда РФ не несет ответственность в том случае, если ущерб системе был причинен из-за неправильных действий абонента. Особенно это касается того случая, если клиент вовремя не предупредил абонента о том, что его ключи являются скомпрометированными. Если эти ключи оказались в руках сторонних людей и те сумели нанести вред организации, решать эту ситуацию абоненту придется самостоятельно.

Все абоненты должны тщательно охранять ПО системы, позволяющей им обмениваться материалами с Пенсионным фондом РФ. Архивная информация по открытым ключам и электронным документам также должна находиться под строгим контролем.

Если у одной из сторон имеются претензии относительно какого-либо электронного документа, ситуация усложняется. Если другая сторона получила спорный документ, и она не может предоставить его первой стороне, она признается виновной в данном конфликте. При необходимости конфликтная ситуация может быть разрешена с помощью контролирующих органов.

Сторона, которая взаимодействует с Пенсионным фондом РФ, должна действовать согласно инструкциям от ФАПСИ. В ее задачу входит выполнение всех указаний, которые указываются координирующим органом, занимающимся криптографической защитой. Как правило, данная функция ложится на специальное отделение ПФР, которое обеспечивает безопасность взаимодействия фонда с его пользователями.

Дополнительные условия и сроки действия

Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР предусматривает возможность замены ключей, их уничтожения. Это может быть осуществлено в том случае, если они были скомпрометированы или оказались в свободном доступе. Механизм замены в данном случае должен был определен поставщиками услуг.

Соглашение с УПФР об обмене электронными документами начинает действовать с того момента, когда обе стороны его подписывают. Срок действия является неограниченным, он зависит от возможностей и желания сторон сотрудничать друг с другом. Если обе стороны принимают решение завершить сотрудничество, через 3 года соглашение автоматически прекращает функционировать.

Если одна из сторон нарушает свои обязательства перед другой, вторая имеет право расторгнуть договор в одностороннем порядке. Сторона, нарушившая принципы работы в данной системе, должна получить уведомление от второго участника процесса в течение календарного месяца. Уведомление должно быть официальным и заверено печатью. Если одна сторона намеревается расторгнуть договор, она должна предупредить другую сторону за 30 календарных дней.

Документ должен быть составлен сразу в двух экземплярах, и оба они обладают одинаковой юридической силой согласно законодательству РФ. При подписи соглашения обе стороны подтверждают, что они знакомы с условиями электронного обмена документами, и согласны с работой по данной схеме.

В самом конце документа указываются данные об абоненте системе и его представителе, а также о местном управлении Пенсионного фонда РФ. При утере договора обе стороны могут воспользоваться вторым экземпляром для его скорейшего восстановления.

Чтобы отчитываться в пенсионный фонд через интернет, заключите с ПФР соглашение. Без него фонд не примет отчётность в электронном виде.

Как оформить соглашение с ПФР

1. Позвоните в своё отделение ПФР и спросите, какие документы нужны, чтобы отчитываться через интернет. Есть формы, которые утверждены законодательством, но ПФР может попросить документы по собственному шаблону. Тогда скачайте их на сайте регионального ПФР или возьмите в самом отделении.
2. Если ПФР принимает документы по общим шаблонам, скачайте и заполните:
   — — в двух экземплярах.
   — — в одном экземпляре.
3. Отнесите документы в ваше отделение ПФР. Иногда сотрудник фонда просит заехать за подписанным экземпляром позже.

Как заполнить заявление

Если вы ИП, то заполните блок «Сведения об Участнике (физическом лице)». Если вы директор организации — «Сведения об Участнике (юридическом лице)».

Блок «Сведения об Уполномоченном представителе» заполняют сотрудники или организации, которые собираются отчитываться за страхователя по доверенности со своей электронной подписью.

Сведения об операторе и СКЗИ:

— Наименование Организации — оператор, который указан в договоре: АО «ПФ «СКБ Контур» или ФГУП ЦентрИнформ.

— Средство СКЗИ — КриптоПро CSP.

Если вы в Санкт-Петербурге или Ленинградской области

Формы документов для этих регионов отличаются об общих:

• Соглашение об обмене электронными документами — в двух экземплярах
• Заявление о подключении к электронному документообороту — в двух экземплярах

Если вы в Новгородской области

1. Скачайте и заполните соглашение:
   — Соглашение для ИП
   — Соглашение для ООО
2. Переименуйте файл в «Соглашение. Регистрационный номер организации в ПФР», например: «Соглашение. 000-000-000000». Формат файла — ворд, расширение «.doc».
3. Отправьте файл соглашения в ПФР. Для этого загрузите его к письму, которое создали через раздел «Отчётность» → «Письма в ФНС и ПФР».
4. ПФР получит соглашение и отправит вам тот же файл, в приложении к которому укажет номер и дату соглашения. Не забудьте указать их в разделе «Реквизиты» в Эльбе.

Если вы в Челябинской области

Кроме заявления и соглашения заполните карточку страхователя . После этого позвоните в ваш ПФР и уточните, что делать дальше. Возможно, фонд попросит поставить на карточке подпись удостоверяющего центра. Тогда обратитесь в сервисный центр, где получали электронную подпись.

Если вы в Ханты-Мансийском автономном округе

1. В Эльбе в разделе «Реквизиты» → «Сотрудники» → «Реквизиты в ПФР» укажите фиктивные сведения о соглашении с ПФР. Например, «регистрационный номер: 000-000-000000, номер соглашения: 0000, дата соглашения: 01.01.2017».
2. Отправьте в ПФР письмо с любым содержанием через раздел «Отчётность» → «Письма в ФНС и ПФР».
3. Обратитесь в Пенсионный фонд и заключите соглашение. Если инспектор попросит номер соглашения ПФР и СКБ Контур, то укажите: №467/10 от 13.05.2010.
4. Не забудьте указать данные настоящие номер и дату соглашения в разделе «Реквизиты» в Эльбе.

Об обмене документами в электронном виде

Электронный документооборот — это современная развивающаяся система обмена данными. Ее основные преимущества:

• Обеспечиваются высокая точность и надежность учета и контроля потока документации. При передаче данных гарантирована конфиденциальность.
• Отчетность может отправляться в любой момент вне зависимости от времени суток, праздничных и выходных дней. Единственным условием является отправка с рабочего места страхователя.
• Система предоставляет возможность многократного оперативного исправления ошибок, которые были обнаружены ПФР в представленной отчетности.
• Нет необходимости посещения органа ПФР бухгалтером предприятия.
• После отправки отчетности страхователю направляется информация о результатах ее приема в электронном виде.
• Предприятие может создать электронный архив всех документов с ПФР, что гораздо удобнее бумажных форматов.
• Время сдачи документов значительно сокращается.

Информация, которая передается по телекоммуникационным каналам связи и представляется в ПФР, является конфиденциальной. Она подготавливается, пересылается и обрабатывается согласно действующему законодательству о защите персональных данных. Для того чтобы выслать отчет в ПФР, необходима одна электронная подпись (ЭП) — руководителя предприятия. Только владелец ЭП имеет право использовать ее.

Обмен неформализованными документами

Использование телекоммуникационных каналов связи позволяет не только осуществлять сдачу отчетности, но и обмениваться неформализованными письмами в виде вложений с электронной подписью. Сервис неформализованного документооборота с ПФР называется «Письма ПФР». Он позволяет вести переписку, обладающую юридической значимостью, в электронном формате.

Процедура заключения договора об электронном документообороте с ПФР

Чтобы подписать соглашение об обмене документами в электронном формате с ПФР, организация должна подготовить следующий пакет бумаг:

Не знаете свои права?

• Заявка в ПФР на подключение к отчетности в электронном виде. Данный документ должен быть составлен в трех экземплярах.
• Соглашение об ЭДО на бланке 2018 года. Бланк можно скачать на официальной веб-странице Пенсионного фонда. Соглашение должно быть составлено в двух экземплярах. Один следует хранить предприятию-заявителю, а второй остается в Пенсионном фонде.
• Доверенность в случае, если документы оформляются не руководителем, а другим специалистом (главбух, юрист). Эта бумага составляется в свободной форме и должна быть заверена подписью руководства и печатью компании.

Указанные документы передаются в подразделение ПФР, расположенное по месту нахождения организации. Специалист, отвечающий за организацию обмена электронными документами, должен принять весь пакет документации и зарегистрировать его. Представитель организации сразу получает информацию о дате и номере соглашения, которые впоследствии могут использоваться при передаче отчетности. Оригинал соглашения выдается позднее — после его подписания второй стороной (ПФР).

Помимо вышеуказанных документов для того, чтобы организовать обмен электронными документами с ПФР, необходимо:

• установить ПО, соответствующее оптимальной организации электронного документооборота;
• заключить договор с удостоверяющим центром на формирование и поддержку сертификатов ключей электронной подписи;
• назначить ответственного исполнителя за подписание соглашения об обмене электронными документами с ПФР и за дальнейшее обеспечение правильного документооборота.

На сегодняшний день сдавать отчетность в электронном формате обязаны работодатели, среднесписочная численность работников которых составляет более 25 человек. Но фондом приветствуется инициатива на подключение электронного документооборота с ПФР и со стороны прочих компаний и ИП вне зависимости от численности сотрудников.

Заполнение заявления на подключение к отчетности

Заявление на подключение к электронной отчетности с ПФР необходимо заполнять только после выбора уполномоченного представителя или центра по оказанию услуг по обмену данными. Это условие является обязательным, так как в соглашении должны быть прописаны сведения об этой компании. Помимо того, нужно указать следующую информацию:

• название, ИНН и ОГРН предприятия, адрес его регистрации и фактического расположения;
• номер регистрации в Пенсионном фонде;
• реквизиты банковского счета;
• среднесписочная численность сотрудников;
• сведения об операторе связи и пр.

Иногда бланк заявления заполняется специалистами выбранного оператора ЭДО после подписания договора о предоставлении услуг электронного документооборота. Документ включает два раздела: для юридических лиц и для индивидуальных предпринимателей.

Как составить соглашение на ЭДО

Бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР можно скачать на официальной веб-странице ПФР. Кроме того, форма может быть получена в территориальном подразделении фонда по месту нахождения организации. При заполнении соглашения следует внимательно указывать все требуемые сведения. При обнаружении ошибок специалисты Пенсионного фонда вынуждены будут вернуть документ на доработку, а срок подключения перенести.

***

Если работодатель обязан или желает отчитываться перед ПФР в электронном формате, ему следует заключить с фондом соглашение об электронном документообороте. Для этого необходимо выбрать оператора — поставщика программного обеспечения и сдать пакет документов в ПФР. Бланки соглашения и заявления о подключении к электронному документообороту ПФР можно скачать на официальной веб-странице фонда.