Personaljournalhantering. Aktuella frågor om att upprätthålla personalregister: kurs för yrkesverksamma

För att dokumentera alla personaltransaktioner i en organisation krävs vissa kunskaper och färdigheter.

Kontorsarbetet på företaget regleras av instruktioner som är självständigt utvecklade och godkända av direktören. Det är en intern reglering och är obligatorisk för efterlevnad av alla anställda i affärsenheten. HR-avdelningen utvecklar och följer upp implementeringen.

Kära läsare! Artikeln talar om typiska sätt att lösa juridiska frågor, men varje fall är individuellt. Om du vill veta hur lösa exakt ditt problem- kontakta en konsult:

ANSÖKNINGAR OCH SAMTAL ACCEPTERAS 24/7 och 7 dagar i veckan.

Det är snabbt och GRATIS!

Lagen kräver utarbetande av många dokument som dokumenterar alla aspekter av den anställdes anställningsförhållande med arbetsgivaren.

Erfarna och nybörjare måste förbättra sina färdigheter. Till sin hjälp har webbsajter skapats där teoretiska kurser i personaladministration presenteras.

Personalregister återspeglar personalens aktiviteter och bekräftar de anställdas tjänstgöringstid, vilket spelar en primär roll vid beräkning av pensioner. Ledningen ansvarar för företagets dokumentärfond.

De viktigaste detaljerna i kontroll på papper

Kompetent organisation av personalregister kräver kunskap om regelverket, spårning av dess förändringar och orientering i form av dokument som används.

I vilket syfte utförs det?

Förfarandet för att föra personaljournaler regleras i lag. I stora företag med en stor personalstyrka bildas som regel en personaltjänst. Dess anställda upprättar relevanta dokument i enlighet med kraven i Ryska federationens regelverk.

Papper kan ha en enhetlig form eller utvecklas på företaget och godkännas i lokala lagar.

Personalbokföring är en aktivitet som syftar till att utveckla och underhålla dokument relaterade till personalredovisning, arbetstid och löneberäkningar.

Personalfrågor inkluderar följande befattningar:

• registrering av anställning;
• inre rörlighet för arbetstagare;
• uppsägning;
• reglering av relationerna mellan chefen och anställda;
• organisation av arbetsprocessen;
• andra.

Korrekt organisation av personaljournaler hjälper till att lösa ett antal problem.

Dess huvudsakliga mål presenteras i tabellen:

I Moskva och andra stora regioner i Ryska federationen kan organisationer med separata divisioner upprätthålla personalregister online. För detta ändamål har lämpliga program utvecklats som möjliggör utbyte av dokument i elektronisk form.

Den rättsliga ramen

Den rättsliga grunden för hantering av personalregister finns i Ryska federationens arbetskod.

Denna verksamhet regleras av ett antal förordningar:

• Instruktioner för att fylla i och tillämpa primära dokument för redovisning och ersättning (dekret från den statliga statistikkommittén nr 1 av 01/05/04);
• enhetliga dokument och krav för deras utarbetande (Gosstandart-dekret nr 65-st daterat 03.03.03);
• Standardinstruktioner för kontorsarbete för federala verkställande myndigheter (order från Ryska federationens kulturministerium nr 536 av 08.11.05);
• Regler för driften av arkiv (beslut av styrelsen för Rosarkhiv daterat 02/06/02);
• Regler för kontorsarbete för federala verkställande myndigheter (Resolution från Ryska federationens regering nr 477 av 15 juni 2009);
• Lag om information, dess skydd och informationsteknik nr 149-FZ av den 27 juli 2006;
• Lag om behandling av överklaganden från ryska medborgare nr 59-FZ daterad 02.05.06;
• Lag om det statliga språket i Ryska federationen nr 53-FZ daterad 01.06.05;
• Lag om arkivärenden nr 125-FZ av den 22 oktober 2004;
• Lag om affärshemligheter nr 98-FZ av den 29 juli 2004;
• Beställning om arbetsböcker nr 117n daterad 22 december 2003;
• Resolution om antagande av instruktioner för att fylla i arbetsdokument nr 69 daterad 10.10.03;
• Beslut om arbetsböcker nr 225 daterat den 16 april 2003;
• instruktioner från generalstaben för Ryska federationens väpnade styrkor.

Obligatoriska dokument

Den ryska federationens arbetslagstiftning ålägger organisationer att ha sin egen rättsliga ram, som inkluderar ett antal obligatoriska lokala bestämmelser.

Dessa inkluderar:

Tillsynsakter

Efter att ha anställt en chef fastställs antalet tjänster som krävs för den normala driften av organisationen. Med hänsyn till de erhållna siffrorna, produktionscykeln och andra funktioner i företagets verksamhet förbereds den.

För att upprätta ett dokument används vanligtvis en enhetlig form. Du kan ladda ner provet gratis från Internet. Arbetsgivaren har rätt att anpassa schemat efter eget gottfinnande.

Dokumentet listar positioner i hierarkisk ordning, som börjar med direktören och slutar med stödpersonal. För var och en av dem anges antalet enheter per stat, lön och tillägg.

I nästa skede bildas ett arbetsschema. Det representerar arbetsscheman för alla anställda. Om det finns skift skapas detaljerade skiftscheman. Dokumentet beskriver kortfattat kraven på anställdas utseende, beteende, vardag m.m.

Därefter utvecklas formen för anställningsavtalet. I det här fallet måste de grundläggande normerna i Ryska federationens arbetskod och företagets interna regleringsdokument beaktas. Ett anställningsavtal upprättas vanligtvis av organisationens jurist eller en utomstående.

Dokumentet måste innehålla följande:

• information om den juridiska personen: namn, adress, telefonnummer, fullständigt namn och chefens befattning;
• uppgifter om anställds pass;
• anställd befattning, typer av kontrakt (tillsvidare eller viss tid) och arbetsplats (huvud eller tillägg);
• en lista över huvudansvar med hänvisning till instruktionerna för denna position;
• information om löner, ytterligare betalningar, förmåner, semester;
• arbetsschema, betalning för övertid;
• skäl för uppsägning av kontraktet och andra villkor;
• underskrifter och uppgifter om parterna, företagets sigill.

För att kontrollera och optimera HR-tjänstemäns arbete kan ledningen genomföra en intern eller oberoende revision. Detta bidrar till att minska risken för administrativa påföljder, tvister och klagomål från personal.

Stadier för att organisera HR-poster från grunden

För att skapa personalregister är det bekvämt att använda följande steg-för-steg-instruktioner:

Denna instruktion är också lämplig för tekannor som inte har någon erfarenhet i denna fråga.

Hur förs register?

För att upprätthålla register måste du organisera dokumentflödet ordentligt.

För att göra detta måste du göra följande:

• utveckla ett internt regelverk;
• upprätta en bemanningstabell för varje personalenhet;
• göra personalarrangemang;
• förbereda arbetsavtal;
• utveckla formulär för personal;
• utfärda T-2-kort;
• godkänna ansökningsformulär för anställda;
• förbereda interna beställningar.

Alla personalåtgärder måste bekräftas. Deras lista är fastställd i förordningar.

Ytterligare poäng

Personalredovisning från grunden börjar med anställning av personal. Det är viktigt att korrekt registrera sökande till arbete och förbereda nödvändig dokumentation.

Bemanning och semestrar

Ett av de obligatoriska standarddokumenten som måste finnas på ett företag är bemanningstabellen (blankett T-3).

• förteckning över strukturella enheter och positioner;
• antal stabsenheter för varje befattning;
• löner, tillägg per befattning;
• organisationens lönefond.

Indelningar anges i dokumentet enligt graden av deras betydelse för verksamhetens verksamhet. Inom dem bör även arbetstagarpositioner listas i viktsordning. Befattningsbeteckningarna i anställningsavtal och bemanningsscheman ska stämma överens.

Bemanningsupplägget är en form av schema med fullständiga namn på anställda angivna i enlighet med deras befattningar.

Semesterschemat (formulär T-7) återspeglar information om tidpunkten för tillhandahållande av årliga semester till alla anställda. Sammanställd för ett år. Det godkänns av direktören i samförstånd med det fackliga organet. Handlingen ska vara ifylld senast 2 veckor före nyår. De uppgifter som skrivs in är bindande för både anställda och arbetsgivare. Undantaget är för förmånstagare.

Schemat innehåller följande detaljer:

• Avdelningsnamn;
• Jobbtitel;
• Arbetstagarens fullständiga namn och personalnummer;
• antal semesterdagar;
• datum för att åka på semester enligt plan och faktisk;
• anledning till att förlägga semester, beräknat datum.

Den anställde informeras om detta 2 veckor före semestern. En order utfärdas, som den anställde är bekant med underskrift. I november kan du förbereda en beställning till alla avdelningschefer som ålägger dem att lämna semesterscheman till ekonomiavdelningen senast den 1 december. Detta kommer att göra det lättare att förbereda det övergripande schemat.

Anställd registrering

En organisations fullfjädrade arbete börjar med rekryteringen av anställda. Tillsättning av lediga tjänster åtföljs av pappersarbete.

HR-chefens ansvar vid anställning av anställda är följande:

• registrering av en ansökan från en sökande i en särskild tidskrift;
• bekanta nykomlingen med gällande instruktioner och lokala bestämmelser;
• upprätta ett anställningsavtal och övervaka dess undertecknande av parterna;
• utfärda en kopia av kontraktet till den anställde och sätta en anteckning om det på organisationens brevhuvud;
• utförande och registrering av ordern i bokföringsboken;
• fylla i ett personligt kort, arkivera dokument i filen (ansökningar, kopior av personliga papper, beställningar, kontrakt);
• överföring av dokument till revisorn för beräkning av den anställdes lön.

När du bygger ett hanteringssystem för personaljournaler bör du inledningsvis bestämma vilka dokument som ska upprättas och vilka som behövs för ett specifikt verksamhetsområde.

Obligatoriska papper inkluderar:

• beställningar av personal (mottagning, förflyttning, etc.);
• personalbeställningar (för semester, bonusar, affärsresor, etc.);
• T-2 kort;
• arbetskraft;
• avtal;

Andra obligatoriska papper inkluderar följande:

• bemanning;
• OT-position;
• resedagbok;
• regler för inre ordning;
• andra.

Det är inte nödvändigt att upprätthålla arbetsbeskrivningar och kollektivavtal, men nästan varje arbetsgivare har dessa dokument.

Efter att ha upprättat listan över obligatorisk dokumentation bör du studera de lagstadgade dokumenten. Baserat på dem behöver andra dokument utvecklas. Deras lista beror på arten av den juridiska enhetens verksamhet och egenskaperna hos arbetsförhållandena. Till exempel, om det är nödvändigt att förse anställda med uniformer och PPE, är det nödvändigt att förbereda en order om förfarandet och tidpunkten för deras utfärdande och vilka anställda som behöver dem.

Ersättningar och förmåner för arbete under särskilda förhållanden ska dokumenteras: i farliga branscher, oregelbundna tider, nattarbete etc. Därefter upprättas Regler om personaljournalhantering. Den återspeglar listan över papper som är nödvändiga för organisationens arbete, förfarandet för deras utförande och lagring.

Lagstiftningen förpliktar inte utvecklingen av en sådan förordning, men den kommer avsevärt att underlätta personaltjänstemäns arbete. En direktör anställs först för att arbeta i en ny organisation, sedan rekryterar han resten av personalen.

Sammansättningen och antalet tjänster som krävs återspeglas i bemanningstabellen. Driftsreglerna återspeglar alla arbetsscheman, krav på anställda, etc. Ett standardarbetsavtal utvecklas baserat på normerna i Ryska federationens arbetskod.

Innan du använder redovisningsjournaler bör de förberedas: arken ska numreras, sys och förseglas. En bit papper limmas på det sista arket med firmware. Antalet sidor anges på den, direktören eller ansvarig chef undertecknar den och sätter en stämpel på den. På första sidan i tidskriften skriver de namnet på organisationen och startdatumet för dess underhåll.

Ett av de viktigaste dokumenten för personaljournaler är arbetsboken. För att underhålla dem utser ordern en ansvarig person som fyller i dem och ansvarar för deras säkerhet.

FAQ

Organisationen av personalregister har vissa finesser och nyanser:

Det finns många HR-kurser som riktar sig till nuvarande anställda på HR-avdelningar: de hjälper till att uppdatera kunskap om lagstiftning och lära sig om innovationer i att arbeta med mjukvara och dokument.

Även på utbildningsmarknaden finns det kurser om att studera personaljournalhantering från grunden med studier av 1C, militär registrering, organisation av personalarbete i kommersiella, statliga och industriella företag. Ibland garanterar utbildningscentra anställning efter examen.

Utbildningen är vanligtvis på heltid (dagtid, kväll eller helg). Det finns även distansprogram.

Kursernas längd: från 18 till 80 akademiska timmar (kalender från 2 till 30 dagar). De flesta träningsprogram är kortsiktiga och varar 24-32 ac. timmar.

Kostnaden för HR-utbildning varierar från 3 till 34 tusen rubel. Priset beror på programmets volym, dess djup och komplexitetsnivå. Den "genomsnittliga" kursen kostar mellan 5-7 tusen rubel.

Under kurserna kommer du att lära dig

Kontorshantering och dokumenthanteringskurser kommer att lära dig:

• upprätthålla dokumentflöde och upprätta organisatoriska och administrativa dokument;
• hantera och lagra dokumentation på rätt sätt;
• förstå arbetslagar;
• beräkna ekonomiska periodiseringar för anställda;
• föra en tidrapport;
• arbeta med olika moduler i 1C-programmet.

För vem

Utbildning från grunden passar alla som vill behärska yrket som personalofficer. Avancerade utbildningar inom området HR-administration är lämpliga för specialister som vill uppdatera sina kunskaper, lära sig nya färdigheter och avancera sina karriärer.

Intyg om färdigställande

Efter avslutade studier får studenterna ett standardintyg eller annat liknande dokument.

Kurser i Ryssland och OSS

• Vladivostok
• Ivanovo
• Kaliningrad
• Kirov
• Magnitogorsk

är en verksamhet som syftar till systematisering av personaldokument och arbeta med dem.

Personalavdelningen finns i alla organisationer och säkerställer ett oavbrutet arbete med dokument, samt en snabb registrering av alla förändringar från företagets och dess anställdas sida.

Kära läsare! Våra artiklar talar om typiska sätt att lösa juridiska problem, men varje fall är unikt.

Om du vill veta hur du löser just ditt problem - kontakta onlinekonsulten till höger eller ring gratis konsultation:

Obligatorisk litteratur

För att snabbt genomföra utbildning i kontorsarbete och tillämpa kunskap i praktiken rekommenderar experter att du uppmärksammar följande tryckta publikationer:

Organisation av personaljournalhantering från grunden

Organisationen av personaljournalhantering från grunden bör byggas upp i etapper enligt följande:

• Installation av speciella datorprogram utformade för att utföra kompetent dokumentation och andra ärenden relaterade till personalregisterhantering.

Idag finns det många program utformade för dessa behov. Däremot organisationschefer traditionellt välja 1C.

Detta beror på det faktum att det finns specialister på installation och underhåll av detta program i vilken stor eller liten stad som helst, men de som kan betjäna innovativ utveckling kan inte alltid ringas upp via telefon.

• Studera viktiga dokument från organisationen.

Alla inlämnade avtal och dokument måste följa och inte strida mot organisationens stadga. Detta har en viktig del, först och främst, för att eliminera oenigheter med ledning eller anställda.

• Köpa eller göra din egen loggbok.

Handlingar som ska ingå i bolagets registerhantering ska överenskommas med ledande befattningshavare.

Det är nödvändigt att klargöra vilka av dem som kommer att vara obligatoriska och vilka som kan skjutas upp, eftersom de kommer att användas i sällsynta fall. Det är viktigt att veta vilka av dem som kommer att finnas i arbetsschemat, och vilka på blanketterna.

• Regissörens design. Det är nödvändigt att kontrollera att alla papper är korrekta ifyllda, vilket bör återspegla det datum då chefen har arbetat i företaget.
• Skapande av bemanningstabell och interna regler som gäller alla anställda utan undantag.

Läs vår artikel om hur du gör upp ett bemanningsschema på rätt sätt.

Om företaget inte har dem måste du skapa dessa dokument. Dessa dokument måste vara helt överenskomna med chefen för organisationen och kontrolleras mot regelverk. Det vill säga, det är nödvändigt att ta reda på om innovationerna inte strider mot lagen.

• Skapande av ett standardanställningsavtal som kommer att vara fördelaktigt för organisationen, men som inte strider mot juridiska normer.
• Då krävs grunddokumenten.

Personal kan inte komma förbi utan att skapa följande papper:

1. blanketter för beställningar;
2. ansvarsavtal;
3. loggbok;
4. bokföringsböcker;
5. arbetstidsrapport.
6. Efter handlingarna behöver du ta hand om vem som ska leda och hur.

Frågan om att lagra dem och fylla i dokument bör avgöras i tid och i förväg. I det inledande skedet, när det är väldigt få personal på jobbet, är detta grundaren av företaget kan hantera. Särskilt föreläggande måste meddelas härom. I sin frånvaro kommer företaget att dömas till allvarliga böter.

Om det i framtiden dyker upp en person vars ansvar inkluderar att arbeta med dokument, kommer en ny order att utfärdas för att utse en ansvarig person.

För denna procedur behöver du:

1. order om anställning;
2. registrering av anställningsavtal;
3. tillgänglighet av arbetsregister;
4. kort för anställda;
5. en bok för att ta hänsyn till arbetsuppgifter.

Detta är inte allt som en anställd som börjar från början behöver veta, men sådana handlingar är bara det de första grunderna i en stor mängd information som återstår att studera i framtiden.

Du hittar instruktioner om hantering av personaljournaler.

Ansvar för en HR-specialist

En specialist på kontorsledning har ett brett utbud av aktiviteter som täcker alla aspekter av organisationen relaterade till anställda och deras arbete. Så, huvuduppgifterna för en kontorsarbetare är:

• Upprättande av handlingar relaterade till sjukskrivning och andra intyg.
• Bildande av en personakt för varje anställd.
• Upprättande och framtagande av arbetstidsrapporter.
• Utföra och förbereda personalbeställningar.
• Beräkning och efterföljande periodisering.

Ladda ner ett exempel på arbetsbeskrivning för en HR-tjänsteman gratis.

Utöver huvuduppgifterna har anställda inom detta verksamhetsområde även ytterligare uppgifter, Till exempel:

• spårning av lönemarknaden;
• spåra och bjuda in kandidater till anställning;
• sammanställa en lista över lediga platser i organisationen;
• utveckling av regelverk om och anställning av företagets anställda.

Ibland är en anställd på denna avdelning engagerad i att utvärdera de anställdas arbete och utarbeta en rapport om detta ämne.

Det är viktigt att veta att i enlighet med gällande lagstiftning kan en personalansvarig inte lämna ut en anställds personuppgifter till tredje part. Detta ansvar ligger helt och hållet på honom.

Misstag gjorda på HR-avdelningen

I alla arbeten kan misstag göras. Därför är personaljournalhantering inget undantag. Eftersom detta är en komplex process och det är svårt för många nybörjare att komma ihåg en stor mängd information, är de viktigaste följande:

1. Vid registrering och uppsägning av en anställd.

Först och främst handlar det om design. Beställningen får inte ange förutsättningarna för eller arten av det utförda arbetet. Ibland görs misstag i initialerna eller efternamnet på en anställd, såväl som i hans arbetsenhet. Det är här viktigt att ta hänsyn till att en order utförd med fel eller utfärdad av en obehörig person är ogiltig.

2. Arbeta med arbetsböcker. Enligt reglerna måste serien och numret på detta dokument skrivas in i arbetsboken, vilket inte alla gör.
3. Vid ingående av ett anställningsavtal. De huvudsakliga utelämnandena är frånvaron av några av de dokument som krävs för detta förfarande, eller anställning av medborgare som inte kan delta i denna typ av verksamhet av hälsoskäl.
4. Order. En lokal lag på ett företag kan utfärdas, men den innehåller inte företagets chefs underskrift. Detta är en grov överträdelse, och ett sådant dokument har ingen kraft.

Återställa ordning i personalboken

Ibland i ett litet företag händer det att många kränkningar ackumuleras, och det finns ingen specialist som kan lösa detta problem. Om en sådan person ändå hittades och han fick förtroendet att ordna dokumentationen, måste han följa följa steg för steg instruktioner:

1. Den senaste upplagan av föreskrifter kommer att krävas, vilket kommer att hjälpa till att lösa många juridiska frågor, samt speciallitteratur om personalfrågor och program som gör livet enklare inom personaljournalhantering.
2. Dokumentgranskning och verifiering.

Alla nödvändiga dokument relaterade till kontorsarbete måste finnas tillgängliga. Dessa inkluderar obligatoriska, särskilda och valfria.

Det är viktigt att allt är i rätt form och på sin plats.

Det är också värt att skaffa tillval för att skydda dig själv när du gör inspektioner på kontoret.

3. Att studera chefens önskemål, samt hur det går i företaget och om de följer angivna order och lokala föreskrifter. Detta steg inkluderar också en noggrann studie av organisationens ingående dokument.
4. Bestämma kretsen av personer som deltog i utvecklingen av de saknade dokumenten och de arbetare som därefter kommer att ansvara för dokumentflödet och dess säkerhet.
5. Analys av bemanningstabellen, som ska utföras i en enhetlig form.
6. Kontroll av utförande av chef, anställda och anställningsavtal i företaget.
7. Den viktiga delen är studien av tidigare anställningsordrar och personliga kort för anställda, det ska inte finnas några fel i dem.
8. Kontrollera arbetsbokföring.
9. Kontrollera övergångar och förflyttningar av anställda i företaget, uppsägningar, både tidigare och nuvarande.
10. Det sista steget är att kontrollera arbetstiden för varje anställd.

Automatisering i kontorsarbete

HR-administrationen blir mer och mer komplex med tiden och företagen blir allt större. Därför är vägen ut ur denna situation automation på HR-avdelningen. Idag löser nästan varje organisation personalproblem med hjälp av automatiska enheter.

Installation av automatiseringsprocessen bör ske i flera steg:

• Det första steget är att sätta upp ett mål för automatisering. Oftast är detta den smidiga driften och effektiviteten hos det installerade systemet.
• Efter att ha bestämt effektiviteten måste du börja implementera systemet, det vill säga skapa en automatisk databas.
• Därefter är det nödvändigt att utbilda anställda för att använda den medföljande utrustningen.
• Att mata in data från alla dokument i organisationen i systemet är huvudstadiet. För närvarande måste du skapa rapportmallar.

För korrekt personaladministration behöver du följande program:

1. försystem, det vill säga program som tillhandahåller redovisning;
2. HRM-system. Detta är ett system som löser problemet med HR-automatisering. Detta är ett system som lagrar information för varje anställd;
3. WFM-system. Dessa program har fler funktioner jämfört med vanliga automatiseringsprogram;
4. HCM-system löser problem inte bara när det gäller den kvantitativa indikatorn på personal, utan också när det gäller kvalitet. Sådana program förbättrar stora företags prestanda med cirka 15 procent.

Naturligtvis kan du överge ny teknik och utföra arbete med gamla metoder. Framstegen står dock inte stilla och i framtiden kan det visa sig att på grund av felaktig automatisk utrustning kan en kränkning av dokumentflödet inträffa, vilket kan medföra böter.

Hur man organiserar personaluppgifter i ett nyskapat företag - se videoseminariet:

Programmet för ”Kontorshantering”-kursen omfattar dokument- och icke-dokumentära tjänster, typer av dokument och regler för deras utförande i kontorsarbete, bildande av dokument i akter, förberedelse av dokument för arkivlagring och förstörelse samt arbete med skriftliga vädjanden från medborgarna. Kursprogrammet innehåller praktiska lektioner om dokumentförberedelse och att skapa dokumentmallar på en dator.
Syftet med kursen är att utveckla studenternas färdigheter i att upprätta och bearbeta organisatoriska och administrativa dokument, färdigheter i att organisera dokumentflödet i ett modernt företag, övervaka genomförandet av ledningsbeslut och säkerställa säkerheten för dokumenterad information. Kursprogrammet är utformat för att studera ämnet från grunden, men kan även erbjudas chefer, sekreterare och specialister inom andra verksamhetsområden för att höja deras kompetens.
För att anmäla sig till kurser krävs datorutbildning inom kursens omfattning: PC-användare och kunskaper i Word. Lyssnarna förses med nödvändiga läromedel.